.png){kind=logo}
Alquiler y subarrendamiento de despachos profesionales: guía fiscal (IRPF, IVA, IGIC y retenciones)
- 13 jul
- 11 min de lectura
Cada vez es más frecuente que abogados, asesores fiscales, economistas, arquitectos, ingenieros, psicólogos, fisioterapeutas, médicos, odontólogos y otros muchos profesionales compartan instalaciones para reducir costes y optimizar recursos.
En ocasiones un profesional alquila una oficina de grandes dimensiones y decide ceder parte de ella a otros compañeros de profesión. En otras, es una sociedad quien explota un centro de negocios ofreciendo despachos completamente equipados. También es habitual encontrar espacios de coworking, donde el usuario no contrata únicamente un puesto de trabajo, sino un conjunto de servicios complementarios que facilitan el desarrollo de su actividad.
A primera vista, todas estas operaciones pueden parecer muy similares: una persona paga una cantidad mensual para utilizar un despacho profesional. Sin embargo, desde el punto de vista tributario, las diferencias pueden ser profundas.
La calificación jurídica de la operación condicionará aspectos tan relevantes como:
la naturaleza de las rentas obtenidas por quien cede el espacio;
la obligación o no de practicar retenciones;
el modelo tributario mediante el que deben ingresarse dichas retenciones;
la tributación en IVA o, en Canarias, en IGIC;
el derecho del ocupante a deducir el impuesto soportado;
e incluso determinadas obligaciones censales y formales.
En definitiva, dos contratos aparentemente idénticos pueden generar consecuencias fiscales completamente distintas.
Precisamente por ello, la Dirección General de Tributos ha dedicado diversos pronunciamientos a esta materia, siendo especialmente relevante la consulta vinculante V1092-24, de 21 de mayo de 2024, cuyo análisis ha reavivado el debate sobre la tributación de los despachos compartidos y los subarrendamientos profesionales.
Sin embargo, la citada consulta también ha dado lugar a algunas interpretaciones simplificadas que conviene aclarar.
La consulta vinculante V1092-24: el error más frecuente
La consulta vinculante V1092-24, de 21 de mayo de 2024, ha generado numerosas interpretaciones simplificadas.
Tras su publicación se difundió la idea de que si el alquiler de un despacho incluye servicios como electricidad, agua, internet o limpieza, las retenciones deben declararse mediante el modelo 123 en lugar del modelo 115.
Sin embargo, esa no es la verdadera conclusión de la Dirección General de Tributos.
En el supuesto analizado, quien cedía los despachos no era el propietario del inmueble, sino el arrendatario que posteriormente los subarrendaba a otros profesionales. La Administración concluye que, al no apreciarse una actividad económica, las cantidades obtenidas tienen la consideración de rendimientos del capital mobiliario, conforme al artículo 25.4.c) de la Ley del IRPF.
Por tanto, el cambio al modelo 123 no viene determinado por la existencia de servicios adicionales, sino por la naturaleza jurídica del subarrendamiento y por la calificación fiscal de las rentas obtenidas.
Arrendamiento, subarrendamiento y actividad económica: tres realidades distintas
El primer paso consiste siempre en identificar qué tipo de operación se está realizando.
Arrendamiento: el propietario o quien tiene derecho a arrendar cede directamente el despacho.
Subarrendamiento: el arrendatario cede total o parcialmente el uso del inmueble a un tercero.
Actividad económica: la cesión de despachos forma parte de una organización empresarial, como sucede en muchos centros de negocios o espacios de coworking.
Aunque desde un punto de vista económico todas estas operaciones consisten en utilizar un despacho profesional, fiscalmente pueden recibir tratamientos muy diferentes.
IRPF: la naturaleza de las rentas determina las retenciones
En el IRPF no basta con conocer el nombre del contrato.
Lo verdaderamente importante es determinar cómo califica la Ley las rentas obtenidas.
Con carácter general:
El arrendamiento realizado por el propietario genera rendimientos del capital inmobiliario.
El subarrendamiento realizado por una persona física genera rendimientos del capital mobiliario, salvo que constituya una actividad económica.
Cuando existe una verdadera organización empresarial, las rentas pueden calificarse como rendimientos de actividades económicas.
Solo después de realizar esta calificación podrá determinarse correctamente si existe obligación de practicar retención y cuál es el régimen aplicable.
En otras palabras, el modelo tributario es la consecuencia del análisis, no su punto de partida.
IVA e IGIC: un análisis diferente
Las reglas del IVA y, en Canarias, del IGIC son distintas a las del IRPF.
Como regla general, el alquiler y el subarrendamiento de oficinas y despachos profesionales constituyen prestaciones de servicios sujetas y no exentas, por lo que debe repercutirse el impuesto correspondiente.
La inclusión de suministros o servicios como electricidad, internet o limpieza no modifica automáticamente la naturaleza de la operación.
Será necesario determinar si esos conceptos constituyen simples prestaciones accesorias del alquiler o si poseen autonomía suficiente para recibir un tratamiento independiente.
Además, el derecho del ocupante a deducir el IVA o el IGIC soportado dependerá de la actividad que desarrolle y de las operaciones que realice.
El verdadero orden del análisis jurídico
Cuando se analiza la tributación de un despacho profesional compartido no debe comenzarse preguntando qué servicios incluye el contrato.
Esa cuestión puede ser relevante en un momento posterior, especialmente en materia de IVA o IGIC, pero no constituye el primer paso del razonamiento jurídico.
El análisis debería seguir, con carácter general, el siguiente orden:
Primera pregunta:
¿Existe un arrendamiento o un subarrendamiento?
No produce las mismas consecuencias fiscales que quien cede un despacho sea el propietario del inmueble o quien previamente lo ha tomado en alquiler.
Segunda pregunta:
¿Quién obtiene las rentas?
Debe determinarse si el perceptor es:
una persona física;
una comunidad de bienes;
una sociedad mercantil;
o un empresario que desarrolla una verdadera actividad económica.
La respuesta condicionará la naturaleza de las rentas y las obligaciones tributarias aplicables.
Tercera pregunta:
¿Cómo deben calificarse esas rentas?
Solo una vez identificada la operación será posible determinar si las cantidades percibidas constituyen:
rendimientos del capital inmobiliario;
rendimientos del capital mobiliario;
o rendimientos de actividades económicas.
Esta calificación será determinante para conocer el régimen de retenciones aplicable.
Cuarta pregunta:
¿Cuál es la verdadera naturaleza del contrato desde la perspectiva del IVA o del IGIC?
En este momento sí adquiere especial importancia analizar si el cliente contrata únicamente el uso del inmueble o, por el contrario, recibe un conjunto integrado de servicios.
Será aquí donde cobren protagonismo conceptos como:
prestaciones accesorias;
prestación única;
centro de negocios;
oficina gestionada;
coworking;
o servicios empresariales complejos.
Una misma oficina puede generar tratamientos fiscales completamente distintos
La práctica profesional demuestra que una misma oficina puede dar lugar a situaciones muy diferentes.
Por ejemplo:
Un propietario alquila directamente un despacho independiente a un abogado.
Otro profesional alquila un local completo y posteriormente subarrienda varios despachos a distintos fisioterapeutas.
Una sociedad limitada explota un centro de negocios ofreciendo oficinas completamente equipadas con recepción, salas de reuniones y servicios administrativos.
Una empresa especializada gestiona un espacio de coworking donde los usuarios contratan puestos flexibles por horas o por días.
Desde un punto de vista económico todas estas operaciones consisten, en cierto modo, en “utilizar un despacho”.
Sin embargo, desde el punto de vista tributario constituyen realidades jurídicas distintas que pueden recibir tratamientos diferentes tanto en el IRPF como en el IVA o en el IGIC.
Por ello, intentar resolver todos los supuestos mediante una única regla conduce inevitablemente a errores.
Mucho más que una cuestión de modelos tributarios
Con frecuencia se piensa que el debate gira exclusivamente en torno a decidir si debe presentarse el modelo 115 o el modelo 123.
En realidad, esa es únicamente una de las muchas consecuencias derivadas de la correcta calificación de la operación.
Un análisis incompleto puede afectar igualmente a:
la forma de emitir las facturas;
la repercusión del IVA o del IGIC;
el derecho del ocupante del despacho a deducir el impuesto soportado;
la contabilización de las operaciones;
la tributación en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades;
e incluso a la posible regularización de varios ejercicios por parte de la Administración tributaria.
Por ello, la elección del modelo de retenciones nunca debe convertirse en el punto de partida del análisis, sino en su consecuencia.
Arrendamiento, subarrendamiento y cesión de espacios: tres figuras que no deben confundirse
Uno de los principales errores que se cometen al analizar la fiscalidad de los despachos profesionales consiste en utilizar indistintamente expresiones como alquiler, subarriendo, cesión de despacho, centro de negocios o coworking, como si todas ellas describieran una misma realidad jurídica.
Sin embargo, desde el punto de vista del Derecho civil y tributario, nos encontramos ante figuras distintas, cuya correcta identificación constituye el punto de partida para determinar el tratamiento aplicable en el IRPF, en el Impuesto sobre Sociedades, en el IVA o en el IGIC.
La primera cuestión que debe responderse no es qué servicios se prestan ni cómo se factura la operación.
La verdadera pregunta es mucho más sencilla:
¿Con qué título jurídico está ocupando el cliente ese despacho?
La respuesta condicionará todo el régimen tributario posterior.
El arrendamiento: cuando quien cede el despacho es el propietario o quien tiene derecho a arrendarlo
El supuesto más sencillo es el arrendamiento de un despacho profesional.
En este caso existe un propietario —o un titular legitimado para arrendar el inmueble— que concede a otra persona el derecho a utilizar un determinado despacho a cambio del pago de una renta.
Desde el punto de vista jurídico, el objeto principal del contrato consiste en la cesión temporal del uso de un inmueble.
Ejemplo:
Una sociedad es propietaria de un edificio de oficinas.
Dentro del edificio alquila distintos despachos independientes a abogados, economistas y arquitectos.
Cada profesional dispone de un despacho perfectamente delimitado y paga una renta mensual.
Nos encontramos, en principio, ante un contrato de arrendamiento de inmueble destinado a uso distinto de vivienda.
Esta será, con carácter general, la figura jurídica sobre la que pivota el régimen tradicional de retenciones previsto para los arrendamientos urbanos.
El subarrendamiento: una realidad completamente distinta
La situación cambia cuando quien cede el despacho no es el propietario del inmueble.
Pensemos en un abogado que alquila una oficina de 300 metros cuadrados.
Transcurrido un tiempo decide utilizar únicamente una parte del local y ceder el resto a otros profesionales.
Los nuevos ocupantes no celebran un contrato con el propietario del edificio.
Su contrato lo firman con el abogado arrendatario.
Desde el punto de vista civil ya no existe un arrendamiento.
Existe un subarrendamiento.
La diferencia puede parecer puramente formal.
Sin embargo, fiscalmente resulta trascendental.
En el arrendamiento la renta deriva directamente del derecho de propiedad o de la facultad de arrendar el inmueble.
En el subarrendamiento las cantidades obtenidas proceden de la cesión a terceros del derecho de uso previamente adquirido por el arrendatario.
Precisamente esta circunstancia explica que la Ley del IRPF otorgue a estas rentas un tratamiento específico.
Será esta cuestión la que analizaremos en profundidad en el capítulo dedicado a la naturaleza de las rentas.
La importancia de la autorización del propietario
Desde la perspectiva civil conviene recordar que el arrendatario no siempre puede subarrendar libremente el inmueble.
La posibilidad de hacerlo dependerá de:
lo pactado en el contrato principal;
la normativa aplicable;
y, en su caso, de la autorización del propietario.
Esta circunstancia puede tener importantes consecuencias civiles entre arrendador y arrendatario.
No obstante, desde el punto de vista tributario, la eventual existencia de un incumplimiento contractual no altera, por sí sola, la naturaleza fiscal de las rentas obtenidas.
La Administración tributaria calificará la operación atendiendo a su realidad económica, con independencia de las posibles acciones civiles que puedan existir entre las partes.
¿Y si no se alquila un despacho concreto?
La práctica profesional ha evolucionado enormemente durante los últimos años.
Hoy ya no siempre se alquila un despacho perfectamente identificado.
Es frecuente encontrar contratos en los que el cliente obtiene simplemente:
un puesto flexible;
acceso a zonas comunes;
utilización de salas de reuniones;
recepción de clientes;
conexión a internet;
domiciliación comercial;
servicios administrativos;
atención telefónica.
En ocasiones el usuario ni siquiera dispone siempre del mismo despacho.
Cada día utiliza uno distinto.
¿Estamos realmente ante un arrendamiento inmobiliario?
La respuesta ya no resulta tan evidente.
En estos supuestos será necesario analizar si el elemento predominante continúa siendo la utilización del inmueble o si, por el contrario, el cliente está contratando una auténtica organización empresarial de servicios.
Esta cuestión tendrá especial relevancia cuando estudiemos la tributación de los centros de negocios y de los espacios de coworking.
La cesión de espacios dentro de una actividad empresarial
Existe un supuesto especialmente interesante.
Imaginemos una empresa dedicada exclusivamente a gestionar centros de negocios.
No se limita a poner un despacho a disposición del cliente.
Organiza una estructura empresarial que incluye:
recepción permanente;
personal administrativo;
gestión de llamadas;
salas de reuniones;
videoconferencias;
servicios informáticos;
impresión;
mantenimiento;
seguridad;
limpieza;
cafetería;
correspondencia;
asesoramiento administrativo.
El cliente no busca únicamente un despacho.
Busca disponer de una infraestructura empresarial lista para comenzar a trabajar desde el primer día.
En estas situaciones puede llegar a afirmarse que la cesión del espacio constituye solamente uno de los elementos que integran una prestación económica mucho más amplia.
La delimitación entre ambas realidades no siempre resulta sencilla.
Precisamente por ello la jurisprudencia europea ha desarrollado la doctrina de las prestaciones únicas y accesorias que analizaremos más adelante.
La consulta V1092-24 parte precisamente de un subarrendamiento
Una de las razones por las que la consulta vinculante V1092-24 ha generado cierta confusión es que muchos comentarios se han centrado exclusivamente en los servicios que incluía el contrato.
Sin embargo, si se examinan detenidamente los hechos descritos por la Dirección General de Tributos puede observarse que el elemento esencial aparece desde el primer momento.
La consultante había alquilado un local para desarrollar su actividad profesional.
Posteriormente dividió dicho local en varios despachos y los cedió a otros profesionales.
Es decir, la operación analizada por la Administración no era un arrendamiento directo realizado por el propietario del inmueble.
Era un subarrendamiento.
Esta precisión tiene una enorme importancia.
Porque la posterior calificación de las rentas como rendimientos del capital mobiliario no deriva automáticamente de que existan suministros o limpieza, sino del análisis jurídico del subarrendamiento realizado por una persona física y de la ausencia, en el caso concreto planteado, de elementos suficientes para apreciar la existencia de una actividad económica.
Por ello, trasladar la conclusión de esta consulta a cualquier alquiler de despacho supondría extender indebidamente un criterio administrativo pensado para una realidad jurídica diferente.
El principio de calificación: la realidad prevalece sobre la denominación
Otro error frecuente consiste en pensar que basta con modificar el título del contrato para alterar su tratamiento fiscal.
Así, en ocasiones se sustituyen expresiones como:
“arrendamiento”;
“subarrendamiento”;
“coworking”;
“licencia de uso”;
“cesión de instalaciones”;
“contrato de servicios”.
Con la intención de conseguir un determinado efecto tributario.
Sin embargo, nuestro ordenamiento jurídico parte de un principio consolidado:
La naturaleza jurídica de una operación no depende del nombre que las partes otorguen al contrato, sino de su verdadero contenido económico y jurídico.
Por ello, la Administración tributaria analizará cuestiones como:
quién es realmente el titular del inmueble;
quién percibe las rentas;
qué derechos adquiere el usuario;
qué servicios recibe;
cómo se organiza la actividad;
cuál es el verdadero objeto del contrato.
Solo después de ese análisis podrá determinarse correctamente el régimen tributario aplicable.
La doctrina del TJUE y del Tribunal Supremo: la realidad económica prevalece
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en sentencias como Card Protection Plan (C-349/96), Levob (C-41/04) o Field Fisher Waterhouse (C-392/11), ha establecido un principio esencial: la tributación debe atender a la realidad económica de la operación y no únicamente a la forma del contrato.
El Tribunal Supremo ha incorporado plenamente esta doctrina a la interpretación del Derecho español.
Por ello, la Administración no se limita a comprobar cómo denominan las partes al contrato, sino que analiza qué está contratando realmente el cliente y si los distintos servicios forman una única prestación económica o varias prestaciones independientes.
Cinco errores que conviene evitar
Los errores más habituales en este tipo de operaciones son:
Pensar que todos los alquileres de despachos tributan igual.
Confundir un arrendamiento con un subarrendamiento.
Creer que la mera inclusión de internet, limpieza o suministros obliga automáticamente a utilizar el modelo 123.
Mezclar las reglas del IRPF con las del IVA o el IGIC.
Pensar que basta con cambiar el nombre del contrato para modificar su tributación.
En todos estos casos, la Administración analizará la verdadera naturaleza jurídica y económica de la operación.
Conclusión práctica
La fiscalidad del alquiler y del subarrendamiento de despachos profesionales no admite soluciones automáticas.
Antes de decidir cómo facturar una operación, qué retención practicar o cómo tributa en IVA o IGIC, conviene seguir siempre el mismo orden:
Identificar si existe un arrendamiento, un subarrendamiento o una actividad económica.
Calificar correctamente las rentas conforme a la Ley del IRPF.
Determinar las obligaciones de retención que correspondan.
Analizar separadamente la tributación en IVA o IGIC, atendiendo a la realidad económica de la operación.
Solo después de realizar este análisis será posible aplicar correctamente la normativa y evitar errores que pueden dar lugar a regularizaciones tributarias, sanciones o pérdidas del derecho a deducir el impuesto soportado.
Más allá de la elección entre el modelo 115 o el modelo 123, entre el IVA o el IGIC, o entre un arrendamiento y un subarrendamiento, la verdadera clave reside en comprender que el Derecho tributario exige analizar cada operación desde su auténtica realidad jurídica y económica.
Ese es el criterio que inspira la normativa vigente, la doctrina administrativa y la jurisprudencia más reciente, y también el que debe guiar la actuación de cualquier empresario, profesional o asesor que pretenda aplicar correctamente el régimen fiscal del alquiler de despachos profesionales.
