Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI): guía completa para empresas y autónomos

ROI e IGIC: cómo operan las empresas canarias con la Unión Europea

Cada vez es más habitual que empresas y autónomos españoles compren o vendan bienes y servicios a clientes o proveedores establecidos en otros países de la Unión Europea. Sin embargo, antes de realizar estas operaciones es fundamental comprobar si es necesario darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).

No hacerlo puede provocar que las facturas se emitan incorrectamente, que se soporten impuestos que no corresponden o incluso que la Agencia Tributaria imponga sanciones por incumplimiento de las obligaciones tributarias.

En esta guía explicamos qué es el ROI, quién debe solicitar el alta, cómo hacerlo, qué obligaciones conlleva y cuáles son las particularidades para las empresas establecidas en Canarias.

Además, al final dedicaremos un apartado específico sobre "ROI e IGIC: cómo operan las empresas canarias con la Unión Europea.

¿Qué es el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)?

El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es un censo gestionado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en el que deben inscribirse los empresarios y profesionales que realizan determinadas operaciones con empresas o profesionales establecidos en otros Estados miembros de la Unión Europea.

La inscripción en este registro supone la asignación de un NIF-IVA intracomunitario, que en España coincide con el NIF precedido del prefijo ES.

Por ejemplo:

ESB12345678

Este número identifica al empresario como operador intracomunitario y permite aplicar correctamente las normas del IVA en las operaciones entre empresas de distintos Estados miembros.

¿Por qué necesito darme de alta como operador intracomunitario?

La inscripción en el ROI permite que las operaciones intracomunitarias tributen correctamente conforme a las reglas del IVA europeo.

Entre otras ventajas:

• Permite recibir facturas sin IVA de proveedores comunitarios cuando procede.

• Facilita emitir facturas sin IVA a clientes empresarios establecidos en otros Estados miembros cuando las operaciones estén exentas o no sujetas.

• Evita soportar un IVA extranjero que posteriormente podría resultar difícil recuperar.

• Permite que el proveedor verifique la condición de empresario mediante el sistema VIES.

En definitiva, el ROI constituye un requisito imprescindible para operar con normalidad dentro del mercado único europeo.

¿Quién debe darse de alta en el ROI?

Con carácter general deberán solicitar la inscripción:

• Empresas que vendan bienes a empresarios establecidos en otros países de la Unión Europea.

• Empresas que adquieran bienes procedentes de otros Estados miembros.

• Empresarios o profesionales que presten servicios a empresas establecidas en otro Estado miembro cuando resulte aplicable la regla general de localización.

• Empresarios españoles que reciban determinados servicios de empresas comunitarias sujetos al mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

No obstante, no todas las operaciones con empresas europeas obligan a solicitar el alta, por lo que resulta conveniente analizar previamente cada caso.

¿Cómo solicitar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios?

La solicitud se realiza mediante la presentación del modelo 036, marcando la casilla correspondiente a la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios.

La Agencia Tributaria no concede el alta automáticamente.

Antes de admitir la solicitud suele comprobar diversos aspectos, entre ellos:

• Que realmente existe una actividad económica.

• Que previsiblemente se realizarán operaciones intracomunitarias.

• Que el solicitante dispone de los medios necesarios para desarrollar dicha actividad.

• Que no existen indicios de fraude fiscal.

En algunos casos la Administración puede requerir documentación adicional o incluso realizar comprobaciones antes de conceder el alta.

¿Cuánto tarda Hacienda en conceder el alta?

No existe un plazo fijo.

Lo habitual es que la resolución se produzca en unas semanas, aunque puede variar dependiendo de la carga de trabajo de la Administración o de la necesidad de efectuar comprobaciones adicionales.

Mientras no se conceda el alta, el empresario no figura inscrito en el sistema VIES, por lo que los proveedores europeos pueden negarse a emitir facturas sin IVA.

¿Cómo comprobar si una empresa está dada de alta en el ROI?

La Comisión Europea mantiene el sistema VIES (VAT Information Exchange System), que permite verificar si un empresario dispone de un número de operador intracomunitario válido.

Esta comprobación resulta especialmente recomendable antes de emitir una factura exenta de IVA o antes de aceptar una factura sin impuesto.

Conservar la prueba de esta consulta constituye además una buena práctica desde el punto de vista tributario.

¿Cómo se facturan las operaciones intracomunitarias?

La forma de facturar dependerá del tipo de operación.

Venta de bienes

Las entregas intracomunitarias de bienes entre empresarios inscritos en el ROI pueden beneficiarse de la exención prevista en la normativa del IVA, siempre que se cumplan todos los requisitos legales.

Prestación de servicios

En la mayoría de los servicios prestados entre empresarios, la tributación se determina conforme a la regla general de localización.

Esto significa que el servicio suele entenderse realizado donde está establecido el destinatario.

En consecuencia:

• Una empresa española que presta un servicio a una empresa alemana normalmente emitirá la factura sin IVA español.

• Será el destinatario quien deba autorepercutirse el impuesto mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.

No obstante, determinadas prestaciones de servicios cuentan con reglas especiales que pueden modificar esta solución.

¿Cómo se declaran las operaciones intracomunitarias? El modelo 349

Los empresarios inscritos en el ROI deben presentar el modelo 349, mediante el cual comunican a la Agencia Tributaria las operaciones intracomunitarias realizadas.

En este modelo se incluyen, entre otras:

• Entregas intracomunitarias de bienes.

• Adquisiciones intracomunitarias.

• Determinadas prestaciones y adquisiciones de servicios entre empresarios de distintos Estados miembros.

La periodicidad de presentación dependerá del volumen de operaciones efectuadas.

Es importante recordar que el modelo 349 es una declaración informativa, pero su presentación resulta obligatoria cuando se realizan las operaciones que deben incluirse en él.

Particularidades del ROI en Canarias

Este es uno de los aspectos que genera mayor confusión.

Muchas empresas creen que, al estar Canarias fuera del territorio de aplicación del IVA, el Registro de Operadores Intracomunitarios carece de utilidad. Sin embargo, esta conclusión no es correcta.

Canarias forma parte de la Unión Europea, pero no del territorio de aplicación del IVA

Desde el punto de vista aduanero y territorial, Canarias pertenece a la Unión Europea.

Sin embargo, el archipiélago queda excluido del ámbito territorial del IVA conforme a la Directiva 2006/112/CE.

En Canarias el impuesto indirecto aplicable es el IGIC, no el IVA.

Esta circunstancia provoca importantes diferencias respecto de las empresas establecidas en la Península o Baleares.

¿Puede una empresa canaria inscribirse en el ROI?

Sí.

Los empresarios establecidos en Canarias pueden solicitar su inscripción cuando realicen determinadas prestaciones o adquisiciones de servicios con empresarios establecidos en otros Estados miembros.

La inscripción resulta especialmente relevante en operaciones en las que las reglas de localización determinan que el servicio se entiende realizado en el Estado del destinatario.

¿Y qué ocurre con las ventas de bienes?

Las entregas y adquisiciones de bienes con origen o destino en Canarias no tienen la consideración de entregas o adquisiciones intracomunitarias a efectos del IVA, sino que constituyen importaciones o exportaciones desde la perspectiva del impuesto.

En consecuencia:

• Una venta de mercancías desde Gran Canaria a Francia no constituye una entrega intracomunitaria de bienes a efectos del IVA.

• Del mismo modo, la compra de mercancías desde Alemania con destino a Canarias no constituye una adquisición intracomunitaria, sino una importación que puede dar lugar al devengo del IGIC en la Aduana.

¿Y los servicios?

Aquí la situación cambia.

Las prestaciones de servicios entre empresarios canarios y empresarios establecidos en otros Estados miembros pueden quedar sometidas a las reglas generales de localización previstas para este tipo de operaciones.

Por ello, en muchos casos la empresa canaria sí necesitará disponer de un NIF-IVA y presentar el modelo 349 cuando realice o reciba determinados servicios.

Cada operación debe analizarse individualmente.

¿Cómo solicitar la baja en el ROI?

Cuando el empresario deja de realizar operaciones intracomunitarias puede solicitar su baja mediante la correspondiente declaración censal (modelo 036).

No obstante, antes de hacerlo conviene comprobar que realmente no volverán a realizarse este tipo de operaciones, ya que una nueva alta requerirá iniciar nuevamente el procedimiento administrativo.

Errores frecuentes

Entre los errores que con mayor frecuencia observamos destacan:

• Pensar que cualquier operación con Europa obliga a darse de alta en el ROI.

• Creer que todas las empresas canarias están excluidas del Registro de Operadores Intracomunitarios.

• Confundir el NIF-IVA con el NIF ordinario.

• Emitir facturas sin IVA sin comprobar previamente que el cliente figura inscrito en el sistema VIES.

• Olvidar presentar el modelo 349 después de haberse inscrito en el ROI.

• Considerar que las ventas de mercancías entre Canarias y otros Estados miembros constituyen entregas intracomunitarias de bienes.

ROI e IGIC: cómo operan las empresas canarias con la Unión Europea

Cuando una empresa canaria comienza a trabajar con clientes o proveedores de otros países de la Unión Europea suele surgir una pregunta que genera una enorme confusión:

¿Necesito darme de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) aunque en Canarias no exista IVA?

La respuesta es que depende del tipo de operación.

En Internet es frecuente encontrar afirmaciones como "las empresas canarias no necesitan ROI" o, por el contrario, "todas las operaciones con Europa obligan a darse de alta". Ninguna de las dos afirmaciones es correcta.

La realidad es bastante más compleja y exige distinguir entre operaciones de bienes y prestaciones de servicios, ya que el tratamiento fiscal es completamente diferente.

A continuación analizamos cómo funciona realmente el ROI para las empresas establecidas en Canarias y cuándo resulta necesario inscribirse en él.

El primer error: pensar que Canarias es un territorio de IVA

Canarias pertenece a la Unión Europea, pero no forma parte del territorio de aplicación del IVA comunitario.

Mientras que en la Península y Baleares se aplica el IVA, en Canarias el impuesto indirecto que grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios es el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC).

Esta circunstancia provoca que muchas operaciones con empresas europeas no tengan el mismo tratamiento que si la empresa estuviera establecida en Madrid, Valencia o Barcelona.

Precisamente por ello es necesario analizar separadamente las operaciones sobre bienes y las prestaciones de servicios.

Operaciones sobre bienes: Canarias no realiza entregas ni adquisiciones intracomunitarias

Este es probablemente el aspecto más desconocido.

Las denominadas entregas intracomunitarias y adquisiciones intracomunitarias únicamente existen, a efectos del IVA, cuando los bienes circulan entre territorios incluidos dentro del ámbito territorial del impuesto.

Como Canarias está excluida del territorio de aplicación del IVA, una empresa canaria:

• No realiza entregas intracomunitarias de bienes.

• No efectúa adquisiciones intracomunitarias de bienes.

En consecuencia:

Venta de mercancías desde Canarias a Alemania

No constituye una entrega intracomunitaria.

Fiscalmente estaremos ante una exportación desde Canarias.

Compra de mercancías desde Francia con destino a Tenerife

No constituye una adquisición intracomunitaria.

La mercancía entra en Canarias mediante una importación, pudiendo devengarse el IGIC a la importación y, en su caso, otros tributos aduaneros.

Este es el motivo por el que muchas empresas canarias se sorprenden cuando un proveedor europeo les pregunta por un NIF-IVA intracomunitario para venderles mercancías.

En realidad, para las operaciones de bienes, el ROI normalmente no resulta determinante.

La situación cambia completamente cuando hablamos de servicios

Las prestaciones de servicios siguen unas reglas distintas.

Aquí ya no importa el transporte físico de mercancías, sino el lugar donde se entiende realizado el servicio.

Y precisamente por ello las empresas canarias sí pueden verse afectadas por las reglas comunitarias de localización.

Servicios prestados por una empresa canaria a otra empresa de la Unión Europea

Supongamos que una empresa de Las Palmas presta:

• asesoramiento fiscal;

• consultoría empresarial;

• programación informática;

• marketing digital;

• diseño web;

• desarrollo de software.

Si el cliente es una empresa establecida en Alemania, Francia, Italia o cualquier otro Estado miembro, la regla general establece que el servicio se localiza donde está establecido el destinatario.

Por tanto:

• la empresa canaria no repercutirá IGIC;

• el cliente declarará el impuesto correspondiente en su país mediante el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, cuando resulte aplicable conforme a su normativa nacional.

En estos casos puede ser necesaria la inscripción en el ROI y la presentación del modelo 349, ya que nos encontramos ante prestaciones de servicios entre empresarios de distintos Estados miembros.

Servicios recibidos por una empresa canaria desde otro Estado miembro

Supongamos ahora el caso contrario.

Una empresa de Tenerife contrata:

• Microsoft 365.

• Adobe.

• Software de gestión.

• Servicios de consultoría.

• Marketing digital.

• Desarrollo de aplicaciones.

Cuando el proveedor está establecido en otro Estado miembro y el servicio se localiza en Canarias conforme a las reglas aplicables, la empresa canaria puede resultar obligada a aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo previsto en la normativa del IGIC.

Es decir:

• el proveedor factura sin repercutir el impuesto correspondiente;

• la empresa canaria declara el IGIC mediante autorrepercusión, pudiendo deducirlo cuando tenga derecho a ello.

Por este motivo muchas empresas canarias necesitan estar correctamente identificadas para operar con proveedores europeos.

Entonces… ¿una empresa canaria necesita darse de alta en el ROI?

La respuesta correcta es:

Sí, en determinados supuestos relacionados principalmente con prestaciones de servicios.

No porque compre mercancías.

No porque venda mercancías.

Sino porque determinadas prestaciones o adquisiciones de servicios entre empresarios establecidos en distintos Estados miembros requieren la identificación como operador intracomunitario y su comunicación mediante el modelo 349.

¿Qué ocurre con el modelo 349?

El modelo 349 es una declaración informativa destinada a comunicar determinadas operaciones intracomunitarias realizadas entre empresarios.

En el caso de empresas canarias suele presentarse cuando realizan determinadas prestaciones o adquisiciones de servicios sujetas a estas reglas de localización.

En cambio, las exportaciones e importaciones de mercancías con origen o destino en Canarias no se incluyen por el simple hecho de realizarse con otro Estado miembro, ya que no tienen la consideración de entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes.

Ejemplos prácticos

Caso 1

Empresa de Gran Canaria vende consultoría a una empresa francesa.

✔ Puede resultar necesaria la inscripción en el ROI.

✔ La operación puede declararse en el modelo 349.

✔ No se repercute IGIC al cliente francés.

Caso 2

Empresa de Lanzarote compra licencias de software a una empresa alemana.

✔ Puede resultar aplicable la inversión del sujeto pasivo en el IGIC.

✔ Debe analizarse la correcta declaración del impuesto.

Caso 3

Empresa de Fuerteventura vende maquinaria a Portugal.

No constituye una entrega intracomunitaria de bienes.

La operación tiene el tratamiento propio de una exportación desde Canarias.

Caso 4

Empresa de Tenerife compra mercancías en Italia.

No existe adquisición intracomunitaria.

La mercancía entra en Canarias mediante una importación, liquidándose el IGIC en los términos que correspondan.

Errores más frecuentes

Entre los errores que observamos con mayor frecuencia destacan:

• Pensar que el ROI únicamente sirve para empresas peninsulares.

• Creer que todas las operaciones con Europa obligan a presentar el modelo 349.

• Confundir importaciones con adquisiciones intracomunitarias.

• Emitir facturas incorrectas por desconocer las reglas de localización de los servicios.

• No aplicar correctamente la inversión del sujeto pasivo en el IGIC.

• Asumir que todas las reglas del IVA comunitario son aplicables automáticamente en Canarias.

Conclusión

El hecho de que Canarias quede fuera del territorio de aplicación del IVA no significa que sus empresas permanezcan al margen de las operaciones intracomunitarias.

La clave está en distinguir correctamente entre bienes y servicios.

Mientras que las ventas y compras de mercancías tienen el tratamiento de exportaciones e importaciones, las prestaciones de servicios entre empresarios pueden quedar sometidas a las reglas comunitarias de localización, haciendo necesaria la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios y la presentación del modelo 349.

Por ello, antes de comenzar a operar con clientes o proveedores europeos, resulta recomendable analizar cada operación de forma individualizada para evitar errores de facturación y cumplir correctamente con las obligaciones tributarias.

En MacroSuma Asesores ayudamos a empresas y autónomos canarios a planificar sus operaciones internacionales, gestionar el alta en el ROI y aplicar correctamente la normativa del IGIC en sus relaciones comerciales con el resto de la Unión Europea.