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Cómo facturar correctamente los gastos repercutidos en un arrendamiento
En el alquiler de un local, una oficina o una nave industrial, la renta mensual no siempre es el único importe que paga el inquilino. El contrato puede establecer que también asuma el IBI, los gastos de comunidad, el seguro, determinados suministros o ciertos costes de mantenimiento.
El error más frecuente consiste en trasladar esos gastos por el mismo importe y con el mismo tratamiento fiscal que tenían en el recibo original. Sin embargo, cuando el arrendador los repercute como parte del alquiler, la regla general es otra: se incorporan a la base imponible del arrendamiento y reciben el mismo tratamiento en el IGIC o el IVA que la renta.
Además, cuando el alquiler está sujeto a retención, esta suele calcularse sobre la suma de la renta y los gastos repercutidos, pero nunca sobre la cuota de IGIC o IVA.
La fórmula habitual es la siguiente:
Importe a pagar = renta y gastos repercutidos + IGIC/IVA − retención
Ahora bien, antes de emitir la factura conviene responder a tres preguntas:
¿El contrato permite repercutir ese gasto al inquilino?
¿Se trata de un gasto integrado en el alquiler o de un verdadero suplido?
¿Existe obligación de practicar retención?
Qué gastos puede repercutir el arrendador al inquilino
En los contratos de arrendamiento para uso distinto de vivienda es frecuente que el arrendatario asuma, además de la renta, algunos gastos relacionados con el inmueble. Entre los más habituales se encuentran:
El IBI.
Los gastos de comunidad y las derramas que se hayan pactado.
El seguro vinculado al inmueble.
La tasa de recogida de residuos u otras tasas municipales.
Los consumos de agua, electricidad, calefacción o alcantarillado.
Determinados gastos de mantenimiento, conservación o reparación.
La fiscalidad no autoriza por sí sola a trasladar estos costes. La repercusión debe tener apoyo en el contrato o en un acuerdo válido entre las partes. Por eso, antes de incluir un concepto en la factura, hay que comprobar quién se obligó a pagarlo, qué gastos comprende el pacto y cómo se realizará su liquidación.
También es recomendable identificar cada concepto por separado. Aunque todos ellos puedan formar una única base imponible, el desglose facilita la revisión de la factura y permite justificar una posterior regularización.
¿Los gastos repercutidos llevan IGIC o IVA?
Sí, como regla general. En un arrendamiento empresarial sujeto y no exento, los gastos que el arrendador cobra al inquilino como parte de la contraprestación se incluyen en la base imponible junto con la renta.
La Agencia Tributaria menciona expresamente conceptos como los gastos de comunidad, el IBI, la calefacción, el agua, la electricidad y las obras repercutidas al arrendatario. En Canarias, el artículo 22 de la Ley 20/1991 establece igualmente que la base del IGIC está formada por el importe total de la contraprestación e incluye los créditos efectivos derivados de la prestación principal y de las accesorias.
En consecuencia, en los supuestos habituales:
En Canarias se aplica el tipo general del 7% de IGIC.
En Península y Baleares se aplica el tipo general del 21% de IVA.
Estos porcentajes corresponden al alquiler de locales, oficinas y naves sujeto y no exento. El arrendamiento de una vivienda destinada exclusivamente a residencia habitual puede estar exento y debe analizarse separadamente, especialmente si se alquila junto con servicios adicionales o para un uso empresarial.
Qué ocurre si el gasto original no llevaba IGIC o IVA
El IBI y determinadas tasas no llegan al propietario mediante una factura con IGIC o IVA. Los servicios de seguro, por su parte, están normalmente exentos. Esto no significa que el arrendador deba repercutirlos al inquilino sin impuesto.
Cuando esos importes se cobran como parte del precio del arrendamiento, no se está volviendo a prestar el servicio de seguro ni trasladando al inquilino la obligación tributaria del IBI. Se está calculando la contraprestación total que el inquilino debe satisfacer por el alquiler.
Por tanto, si un propietario cobra 1.200 euros de renta y repercute 50 euros de seguro, la base imponible habitual no es de 1.200 euros, sino de 1.250 euros. Sobre esa suma se aplica el tipo correspondiente al arrendamiento.
Qué ocurre si el gasto original tenía un tipo inferior
La misma regla se aplica cuando el gasto original soportó un tipo distinto. Puede suceder, por ejemplo, con determinados suministros de agua.
Si el recibo está a nombre del propietario y este recupera su importe del arrendatario en el marco del alquiler, no debe copiar automáticamente el tipo del recibo original. La repercusión suele seguir el tratamiento de la operación principal: el arrendamiento.
Por ello, en un alquiler empresarial se aplica normalmente el 7% de IGIC o el 21% de IVA sobre la renta y los gastos repercutidos, con independencia de que el proveedor del suministro hubiera aplicado otro tipo al propietario.
La conclusión puede ser distinta cuando, atendiendo al contrato y a la realidad económica, exista una prestación independiente o el suministro esté contratado directamente por el inquilino. En esos casos conviene estudiar la operación concreta en lugar de tratarla como una simple repercusión del alquiler.
Gasto repercutido y suplido no son lo mismo
Llamar «suplido» a un concepto en la factura no basta para excluirlo de la base imponible. Un suplido es una cantidad que el empresario paga en nombre y por cuenta de su cliente, por mandato expreso y por el importe exacto.
Para que exista un verdadero suplido deben concurrir, en esencia, estas condiciones:
El pago se realiza en nombre y por cuenta del inquilino.
Existe un mandato expreso para efectuarlo.
La factura o justificante del tercero está expedido a nombre del inquilino.
Se reclama exactamente el importe pagado, sin margen.
El arrendador no deduce el IGIC o IVA correspondiente a ese pago.
El importe se contabiliza de manera separada.
La normativa del IVA y la del IGIC excluyen de la base estas sumas únicamente cuando se cumplen los requisitos legales.
En la práctica, el IBI, la comunidad o el seguro emitidos a nombre del propietario no suelen ser suplidos, porque el obligado frente al ayuntamiento, la comunidad o la aseguradora es el arrendador. Aunque el contrato permita recuperar el coste del inquilino, fiscalmente continúa siendo un gasto repercutido que normalmente se integra en la base del alquiler.
¿Y si el suministro está a nombre del inquilino?
Cuando el inquilino contrata directamente la electricidad, el agua o las telecomunicaciones y paga al proveedor, el arrendador no tiene que refacturar esos consumos. La operación se produce entre el proveedor y el arrendatario.
Si el contrato permanece a nombre del propietario y este repercute el consumo, la regla general será incluirlo en la factura del arrendamiento. No obstante, los contratos con contadores individuales, libertad real de elección, facturación exacta por consumo u otras circunstancias pueden exigir revisar si existe un servicio verdaderamente independiente.
La recomendación práctica es sencilla: no conservar automáticamente el tipo fiscal del recibo original ni calificar el pago como suplido sin comprobar quién contrató el servicio y a nombre de quién se emitió la factura.
Retención: la base incluye la renta y los gastos repercutidos
En muchos alquileres de locales, oficinas y naves, el arrendatario debe practicar retención. La obligación recae habitualmente sobre sociedades, entidades y empresarios o profesionales que pagan el alquiler en el ejercicio de su actividad.
El porcentaje ordinario es actualmente el 19%. La retención se calcula sobre todos los conceptos satisfechos al arrendador, excluido el IGIC o el IVA. Así lo establece el artículo 100 del Reglamento del IRPF; para arrendadores sujetos al Impuesto sobre Sociedades, la base se regula en términos equivalentes en el artículo 64 de su Reglamento.
Por tanto, si la factura incluye renta, IBI, comunidad, seguro y suministros repercutidos, la retención se calcula normalmente sobre la suma de todos esos importes, sin añadir la cuota de IGIC o IVA.
Base de retención = renta + gastos repercutidosRetención = base de retención × 19%
El arrendatario resta la retención del importe que paga al propietario y la ingresa en la Agencia Tributaria mediante el modelo 115. Posteriormente, presenta el resumen anual en el modelo 180.
Esto también se aplica en Canarias: aunque la factura lleve IGIC, la retención corresponde a un impuesto estatal.
Cuándo puede no existir obligación de retener
No todas las facturas de alquiler llevan retención. Entre las principales exclusiones se encuentran:
El arrendamiento de vivienda por una empresa para sus empleados.
Los casos en los que las rentas satisfechas por el mismo arrendatario al mismo arrendador no superan 900 euros anuales.
Los supuestos en los que la actividad del arrendador está clasificada en el grupo 861 del IAE —u otro epígrafe que faculte para el arrendamiento urbano— y, aplicadas las reglas correspondientes, la cuota no resulta cero. El arrendador debe acreditarlo ante el arrendatario.
Determinados contratos de arrendamiento financiero, cuando el arrendador es una entidad sujeta al Impuesto sobre Sociedades.
Además, una persona particular que alquila un inmueble al margen de cualquier actividad económica no suele actuar como retenedor. Antes de omitir la retención, es aconsejable documentar la causa y conservar, cuando proceda, el certificado aportado por el arrendador.
Cómo debe aparecer la operación en la factura
Una factura clara debería contener, además de los datos obligatorios, el siguiente desglose:
Renta del periodo.
Cada gasto repercutido: IBI, comunidad, seguro, electricidad u otros.
Base imponible total.
Tipo y cuota de IGIC o IVA.
Base y porcentaje de retención, cuando proceda.
Importe líquido que debe pagar el arrendatario.
Aunque la renta y los gastos compartan base y tipo, detallarlos por separado mejora la trazabilidad y permite comprobar que coinciden con lo pactado en el contrato.
Ejemplo de factura con alquiler, seguro y luz repercutida
Supongamos el alquiler mensual de un local situado en Canarias con estos importes:
Renta: 1.200 euros.
Seguro repercutido: 50 euros.
Electricidad repercutida: 150 euros.
IGIC: 7%.
Retención: 19%.
La factura se calcularía así:
Concepto | Importe |
Renta mensual | 1.200,00 € |
Seguro repercutido | 50,00 € |
Electricidad repercutida | 150,00 € |
Base imponible | 1.400,00 € |
IGIC 7% | +98,00 € |
Retención 19% sobre 1.400 € | −266,00 € |
Total a pagar al arrendador | 1.232,00 € |
El inquilino abona 1.232 euros al arrendador e ingresa los 266 euros retenidos en la Agencia Tributaria. El propietario, por su parte, declara los 98 euros de IGIC repercutido, sin perjuicio del IGIC soportado que pueda deducir conforme a las reglas generales.
Si el inmueble estuviera en territorio IVA, manteniendo los mismos importes, el cálculo sería:
Concepto | Importe |
Base imponible | 1.400,00 € |
IVA 21% | +294,00 € |
Retención 19% | −266,00 € |
Total a pagar al arrendador | 1.428,00 € |
La retención es idéntica en ambos ejemplos porque se calcula sobre 1.400 euros. Lo que cambia es el impuesto indirecto aplicable al arrendamiento.
Qué documento permite al inquilino deducir el IGIC o el IVA
Si el recibo de electricidad o el seguro está a nombre del propietario, el inquilino no debe utilizar ese documento como justificante de una deducción propia. Su soporte es la factura expedida por el arrendador, en la que figuran la renta, los gastos repercutidos y la cuota total de IGIC o IVA.
La deducción dependerá, además, de que el inmueble se utilice en una actividad que genere derecho a deducir, de que la factura cumpla los requisitos formales y de que el gasto esté correctamente registrado.
El arrendador debe conservar tanto las facturas y recibos originales como el contrato que le permite repercutirlos. De esta forma puede justificar el origen del importe y su vinculación con el arrendamiento.
Cómo regularizar gastos provisionales
Algunos conceptos se facturan inicialmente mediante una estimación. Es habitual en gastos de comunidad, calefacción central o consumos cuya cifra definitiva se conoce meses después.
Cuando el importe final difiere del anticipado, no basta con compensar informalmente la diferencia en una transferencia. Lo adecuado es emitir una factura rectificativa o el documento fiscal que corresponda, identificando el periodo y el concepto regularizado. La propia Agencia Tributaria contempla la rectificación cuando los gastos accesorios cobrados provisionalmente se conocen de forma definitiva.
También habrá que ajustar la retención si la regularización modifica los conceptos satisfechos al arrendador y la operación estaba sujeta a ella.
Errores frecuentes al facturar gastos de arrendamiento
Aplicar al gasto el impuesto del recibo original
Que el seguro esté exento o que el agua tenga otro tipo no determina, por sí solo, la tributación de su repercusión dentro del alquiler.
Excluir el IBI o la comunidad de la base imponible
Si el propietario los cobra al inquilino como parte de la contraprestación, normalmente se integran en la base de IGIC o IVA.
Calcular la retención únicamente sobre la renta
La base de retención incluye, con carácter general, todos los conceptos satisfechos al arrendador, salvo el impuesto indirecto.
Calcular la retención sobre el total con IGIC o IVA
La cuota del impuesto no entra en la base de retención. Primero se calcula el impuesto y, por separado, la retención sobre la base.
Llamar suplido a cualquier reembolso
Solo existe suplido cuando el pago se hace en nombre y por cuenta del cliente y se cumplen todos los requisitos. La denominación utilizada en la factura no cambia la naturaleza de la operación.
Repercutir gastos que el contrato no permite trasladar
La corrección fiscal de la factura no subsana la falta de un pacto contractual que permita exigir el gasto al inquilino.
Omitir la retención sin conservar la justificación
Cuando el arrendador invoca la excepción del IAE, debe acreditarla. El inquilino debería conservar ese documento junto con el contrato y las facturas.
Lista de comprobación antes de emitir la factura
Antes de facturar, conviene revisar:
Que el contrato identifica los gastos asumidos por el inquilino.
Que se conoce quién figura como destinatario en cada factura o recibo original.
Que se ha distinguido un gasto repercutido de un auténtico suplido.
Que se aplica el tipo propio del arrendamiento: normalmente 7% de IGIC o 21% de IVA.
Que la base incluye la renta y todos los gastos accesorios repercutidos.
Que se ha comprobado si el arrendatario está obligado a retener.
Que la retención, si procede, se calcula sobre la base sin IGIC o IVA.
Que los conceptos aparecen desglosados y se conservan los justificantes.
Que las diferencias posteriores se documentan mediante la correspondiente rectificación.
Conclusión
Facturar correctamente los gastos de un arrendamiento exige mirar más allá del recibo original.
Cuando el propietario repercute IBI, comunidad, seguro o suministros como parte del alquiler de un local, oficina o nave, lo habitual es que esos importes formen una única contraprestación con la renta.
En ese escenario se incluyen en la base imponible, tributan generalmente al 7% de IGIC en Canarias o al 21% de IVA en Península y Baleares y, si existe obligación de retener, también integran la base de la retención del 19%. La cuota de IGIC o IVA queda siempre fuera de esta última.
La principal excepción es el verdadero suplido, que requiere pagar en nombre y por cuenta del inquilino y cumplir condiciones estrictas. Por eso, la forma más segura de evitar errores es coordinar contrato, justificantes y factura: los tres deben contar la misma historia económica.
Nota: Este contenido es informativo y parte del tratamiento general de los arrendamientos empresariales. La tributación puede variar según el uso del inmueble, la identidad de las partes, la configuración contractual y la posible existencia de prestaciones independientes.
Fuentes oficiales consultadas:
Contenido revisado con la normativa consolidada disponible a 20 de septiem
