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Constituir una sociedad en España siendo no residente: requisitos, trámites y constitución a distancia
Constituir una sociedad en España siendo extranjero y no residente es perfectamente posible. La legislación española no exige que los socios de una sociedad limitada residan en España, tengan nacionalidad española ni se desplacen necesariamente al país para firmar la escritura de constitución.
Una persona residente en China, Estados Unidos, Reino Unido, Italia o cualquier otro país puede ser socia e incluso administradora de una sociedad española.
Ahora bien, que la constitución sea legalmente posible no significa que todas las operaciones puedan tramitarse con la misma facilidad. La identificación fiscal de los socios, los poderes notariales, la apertura de la cuenta bancaria, la justificación del origen de los fondos y la residencia del administrador pueden convertir una constitución aparentemente sencilla en una operación con cierta complejidad internacional.
Por ello, antes de constituir la sociedad no basta con preguntarse cuánto cuesta o si puede firmarse desde el extranjero. También es necesario analizar:
Quiénes serán los socios.
Quién ejercerá como administrador.
Desde qué país se tomarán las decisiones.
Dónde se realizará materialmente la actividad.
En qué países residirán los trabajadores o colaboradores.
Dónde estarán los clientes.
Cómo se abrirá y gestionará la cuenta bancaria.
Qué obligaciones fiscales o de Seguridad Social pueden surgir en España y en los países de residencia de los socios.
¿Puede un no residente constituir una sociedad limitada en España?
Sí. No existe ninguna prohibición general que impida a una persona extranjera o no residente ser socia de una sociedad limitada española.
Tampoco existe, con carácter general, un porcentaje máximo de participación reservado a los extranjeros. Por tanto, un no residente puede poseer el 10 %, el 50 % o incluso el 100 % del capital.
No obstante, dependiendo del país de origen de la inversión, de la actividad desarrollada y de si el inversor está controlado por un Gobierno extranjero, pueden existir obligaciones de declaración o autorización relativas a inversiones exteriores.
Además, determinadas actividades reguladas —financieras, aseguradoras, defensa, juego, transporte o telecomunicaciones, entre otras— pueden quedar sometidas a autorizaciones administrativas adicionales.
Requisitos esenciales para constituir la sociedad
1. NIE de los socios y administradores personas físicas
Las personas extranjeras que vayan a intervenir como socios o administradores necesitarán disponer de un número de identificación válido en España.
En el caso de las personas físicas extranjeras, normalmente será necesario obtener el NIE. Este número identifica a la persona extranjera en sus relaciones económicas, profesionales o sociales con España.
El NIE puede solicitarse:
En España, ante la Policía u oficina competente.
En el consulado español correspondiente al lugar de residencia.
Mediante un representante debidamente apoderado, cuando resulte admisible y se aporte la documentación exigida.
La solicitud mediante representante no elimina la necesidad de justificar el motivo económico o profesional por el que se solicita el NIE.
Cada persona tiene un único NIE. No existe un NIE diferente por ser socio, administrador o apoderado.
2. NIF de los socios personas jurídicas extranjeras
Cuando el socio no sea una persona física, sino una sociedad extranjera, esta deberá obtener un NIF español.
Para ello será necesario acreditar, entre otros extremos:
La existencia de la entidad extranjera.
Su forma jurídica.
Su domicilio.
Su número de identificación en el país de origen.
La identidad de sus administradores o representantes.
La titularidad real de la entidad.
Las facultades de la persona que actúe en su nombre.
Los documentos extranjeros deberán estar apostillados o legalizados y, cuando no estén redactados en castellano, acompañados de traducción oficial.
3. Domicilio social en España
La sociedad debe disponer de un domicilio social en territorio español.
Ese domicilio debe guardar relación con el lugar en el que se encuentre el centro de administración y dirección efectiva de la empresa o su principal establecimiento o explotación.
La utilización de un domicilio meramente formal, sin presencia ni actividad real, puede generar problemas bancarios, tributarios, mercantiles y de prevención del blanqueo de capitales.
4. Certificación de denominación social
Antes de firmar la escritura debe solicitarse al Registro Mercantil Central una certificación que acredite que la denominación elegida no coincide con la de otra sociedad.
La solicitud puede realizarla uno de los socios o una persona autorizada.
5. Capital social
Desde la reforma de la Ley de Sociedades de Capital, una sociedad limitada puede constituirse con un capital mínimo de un euro. Así lo establece el artículo 4 de la Ley de Sociedades de Capital.
No obstante, mientras el capital no alcance los 3.000 euros:
Deberá destinarse a la reserva legal al menos el 20 % del beneficio hasta que capital y reserva alcancen conjuntamente esa cantidad.
En caso de liquidación con patrimonio insuficiente, los socios responderán solidariamente de la diferencia entre el capital suscrito y 3.000 euros.
Por ello, aunque constituir una S.L. con un euro sea legal, aportar al menos 3.000 euros continúa siendo recomendable en muchos proyectos. Además, una sociedad tecnológica difícilmente podrá afrontar sus primeros gastos reales con un capital meramente simbólico.
6. Identificación del titular real y origen de los fondos
El notario, el banco y los demás profesionales obligados deben identificar a las personas físicas que controlan directa o indirectamente la sociedad.
En una estructura formada por tres socios con participaciones del 49 %, 26 % y 25 %, deberá analizarse quiénes tienen la consideración de titulares reales, así como los posibles pactos o derechos de control existentes.
También será habitual que se solicite información sobre:
Procedencia del capital.
Actividad profesional o empresarial de los socios.
Patrimonio e ingresos.
Países en los que operará la empresa.
Previsión de facturación.
Identidad y ubicación de los clientes.
Motivo por el que se constituye la sociedad en España.
Estas comprobaciones no son un simple trámite administrativo. Forman parte de las obligaciones de prevención del blanqueo de capitales.
¿Es necesario viajar a España?
No necesariamente. Existen dos vías principales para constituir una sociedad sin que los socios tengan que desplazarse.
Opción 1: constitución mediante apoderado en España
La constitución mediante representante continúa siendo, en muchos casos, la alternativa más segura y operativa cuando los socios residen fuera de España.
Otorgamiento del poder
Cada socio puede otorgar un poder especial a favor de un abogado, asesor o persona de confianza en España.
El poder debería facultar expresamente al representante para:
Solicitar el NIE o NIF cuando sea necesario.
Solicitar la denominación social.
Abrir o gestionar la apertura de la cuenta bancaria.
Realizar el desembolso del capital.
Determinar o aceptar el contenido de los estatutos dentro de los límites autorizados.
Firmar la escritura de constitución.
Realizar manifestaciones sobre titularidad real.
Solicitar el NIF provisional y definitivo.
Presentar declaraciones censales.
Liquidar o presentar los documentos tributarios correspondientes.
Subsanar defectos advertidos por el notario o el Registro Mercantil.
Inscribir la sociedad.
Un poder genérico puede resultar insuficiente. Por ello, es preferible preparar un poder específicamente adaptado a la constitución proyectada.
Apostilla o legalización
El poder otorgado en el extranjero debe ser reconocido en España.
Si el país está vinculado con España por el Convenio de La Haya, será suficiente, con carácter general, la Apostilla. En otro caso puede ser necesaria la legalización diplomática.
China forma parte del Convenio de la Apostilla desde el 7 de noviembre de 2023, lo que ha simplificado considerablemente el uso en España de documentos públicos procedentes de China. Así consta en la información oficial de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
Traducción jurada
Cuando el poder esté redactado en chino, italiano, inglés u otro idioma, deberá aportarse su traducción oficial al castellano.
La traducción debe realizarla un traductor-intérprete jurado reconocido por el Ministerio de Asuntos Exteriores español, salvo que el propio documento notarial se haya otorgado válidamente en formato bilingüe aceptable para el notario español.
Firma de la escritura en España
Una vez obtenidos los NIE, la denominación y el resto de la documentación, el apoderado comparecerá ante notario y firmará la escritura en nombre de los socios.
Esta vía permite constituir la sociedad sin que ninguno de ellos tenga que viajar a España. Sin embargo, no garantiza que el banco permita también abrir y operar la cuenta sin identificar presencialmente a alguna de las personas que controlan la empresa.
Opción 2: constitución íntegramente online mediante videoconferencia notarial
La Ley 11/2023 introdujo la posibilidad de constituir sociedades limitadas íntegramente en línea. La escritura puede otorgarse mediante videoconferencia con un notario español, sin comparecencia presencial de los fundadores.
La regulación se encuentra en el artículo 22 bis de la Ley 11/2023 y en el artículo 17 ter de la Ley del Notariado.
No obstante, esta alternativa tiene importantes límites prácticos:
Las aportaciones al capital deben ser dinerarias.
Los otorgantes deben poder identificarse y firmar electrónicamente mediante medios admitidos por la plataforma notarial.
Deben disponer previamente de NIE o identificación fiscal.
El notario puede exigir una comparecencia física para comprobar la identidad, capacidad o facultades de representación.
La utilización de certificados electrónicos extranjeros puede presentar dificultades técnicas o de reconocimiento.
La escritura online no obliga a una entidad bancaria a abrir la cuenta completamente a distancia.
Por tanto, la constitución por videoconferencia es jurídicamente posible, pero no debe presentarse como una solución automática para cualquier ciudadano extranjero.
Para ciudadanos extracomunitarios que no disponen de un certificado electrónico cualificado reconocido y operativo en España, el procedimiento mediante poder suele resultar más sencillo.
¿Es imprescindible abrir una cuenta bancaria antes de constituir la sociedad?
No siempre.
La forma tradicional consiste en abrir una cuenta a nombre de la sociedad en formación, ingresar el capital y obtener el correspondiente certificado bancario.
Sin embargo, en la constitución de una sociedad limitada, los fundadores pueden manifestar en la escritura que responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a sus acreedores de la realidad de las aportaciones dinerarias. En ese caso puede prescindirse de la certificación bancaria.
Esto permite constituir primero la sociedad y tratar de abrir la cuenta después de obtener su documentación mercantil y fiscal.
Ahora bien, prescindir del certificado no elimina:
La obligación real de aportar el capital.
La responsabilidad de los fundadores sobre esas aportaciones.
Las comprobaciones posteriores del banco.
La necesidad de justificar el origen de los fondos.
La apertura bancaria puede ser, en la práctica, el principal obstáculo de una constitución con socios extracomunitarios.
Además, no debe suponerse que una entidad fintech aceptará necesariamente la operación. Las entidades tradicionales y digitales aplican sus propios criterios de admisión, identificación y riesgo.
¿Puede un no residente ser administrador?
Sí. Un ciudadano extranjero y no residente puede ser administrador único, solidario, mancomunado o miembro del consejo de administración de una sociedad española.
La legislación mercantil no impone, con carácter general, que el administrador de una S.L. resida en España ni que disponga de permiso de residencia y trabajo español.
Tampoco existe una obligación general de nombrar un apoderado residente en España por el mero hecho de que el administrador viva en China, Italia o cualquier otro país.
No obstante, contar con una persona autorizada en España puede ser muy conveniente para:
Recibir comunicaciones.
Comparecer ante organismos públicos.
Operar con bancos.
Firmar contratos.
Atender requerimientos.
Coordinar la contabilidad y las obligaciones tributarias.
Resolver incidencias que exijan una actuación presencial.
Debe distinguirse, por tanto, entre lo jurídicamente obligatorio y lo operativamente recomendable.
¿Debe darse de alta en el RETA el administrador no residente?
No puede responderse atendiendo únicamente a su porcentaje de participación o al hecho de aparecer inscrito como administrador.
El alta en el RETA dependerá, entre otros factores, de:
Si ejerce efectivamente funciones de dirección y gerencia.
Si presta servicios de forma habitual, personal y directa.
Si recibe o no remuneración.
Si posee el control efectivo de la sociedad.
Desde qué país realiza materialmente la actividad.
Qué legislación de Seguridad Social resulta territorialmente aplicable.
Si existe un convenio bilateral de Seguridad Social.
Si se desplaza o desarrolla parte del trabajo en España.
Un socio que posee el 49 %, dirige realmente la empresa y trabaja de manera habitual para ella no puede ser considerado automáticamente un simple inversor pasivo. Sin embargo, si toda su actividad se desarrolla físicamente desde China, tampoco debe concluirse automáticamente que queda incluido en el RETA español.
Además, la falta de alta del administrador no impide por sí misma obtener el NIF de la sociedad ni inscribirla en el Registro Mercantil.
La cuestión exige analizar separadamente:
El cargo mercantil de administrador.
La actividad profesional o laboral desarrollada.
El lugar desde el que se realiza.
La legislación de Seguridad Social aplicable.
Residencia fiscal de la sociedad
Una sociedad constituida conforme a la legislación española y con domicilio social en España tendrá la consideración de residente fiscal en España y tributará por el Impuesto sobre Sociedades.
El artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades considera residentes en España a las entidades que cumplan cualquiera de estas condiciones:
Haber sido constituidas conforme a las leyes españolas.
Tener su domicilio social en España.
Tener en España su sede de dirección efectiva.
No obstante, si toda la dirección real se ejerce desde otro país, puede aparecer un conflicto de residencia o una presencia fiscal internacional.
Por ejemplo, si el administrador residente en China:
Negocia todos los contratos desde China.
Dirige al personal desde China.
Gestiona las cuentas bancarias desde China.
Toma allí todas las decisiones estratégicas.
Presta desde China los servicios principales de la empresa.
deberá analizarse si la sociedad puede tener obligaciones fiscales en China, un establecimiento permanente en ese país o incluso un conflicto de doble residencia.
Constituir formalmente una sociedad en España no permite ignorar el país desde el que se desarrolla verdaderamente el negocio.
Ejemplo práctico: tres socios chinos residentes en China e Italia
Tres ciudadanos chinos desean constituir una sociedad limitada española dedicada al desarrollo de software, inteligencia artificial, automatización y servicios tecnológicos.
La participación inicialmente prevista es:
Socio A, residente en China: 49 %.
Socio B, residente en China: 26 %.
Socio C, residente de larga duración en Italia: 25 %.
Los dos primeros residen en China y el tercero dispone de residencia permanente en Italia.
Ninguno pretende desplazarse habitualmente a España.
Obtención de los NIE
Los tres socios necesitarán identificación fiscal española.
El residente en Italia podrá solicitar el NIE a través del consulado español competente según su domicilio. Los residentes en China podrán acudir a la oficina consular española correspondiente a su demarcación.
Otra posibilidad será otorgar poderes suficientes para que un representante tramite las solicitudes en España. La viabilidad concreta dependerá del contenido del poder y de la documentación aceptada por la oficina competente.
El permiso de residencia italiano del socio C facilita la acreditación de su domicilio y situación en Italia, pero no sustituye al NIE español.
Poderes otorgados en China e Italia
Los socios residentes en China pueden otorgar un poder ante una autoridad o notario competente, obtener la Apostilla y remitirlo a España para su traducción jurada.
El socio residente en Italia podrá otorgar un poder notarial italiano, apostillarlo conforme al procedimiento aplicable y acompañarlo de traducción al castellano.
Antes de firmar, resulta aconsejable que el notario español revise el borrador del poder. Así se evita que, una vez apostillado y traducido, se descubra que faltan facultades necesarias.
¿Quién debería ser administrador?
El socio A, con el 49 %, puede ser administrador aunque resida en China. El socio C también puede serlo aunque resida en Italia.
La elección no debería basarse exclusivamente en cuál de ellos está más cerca de España.
Deben valorarse:
Quién dirigirá realmente el negocio.
Quién tendrá acceso a las cuentas.
Quién negociará con clientes y proveedores.
En qué país trabajará cada persona.
Qué consecuencias fiscales tendrá la dirección desde China o Italia.
Qué legislación de Seguridad Social puede resultar aplicable.
Qué persona podrá superar con mayor facilidad los controles bancarios.
Cómo se resolverán los posibles bloqueos entre los socios.
Si el socio A será el verdadero operador y director de la empresa, nombrar formalmente al socio C únicamente para facilitar los trámites puede crear una discordancia entre la administración inscrita y la gestión real.
Una alternativa podría ser nombrar administrador al socio que efectivamente dirija el negocio y conceder poderes operativos delimitados a otra persona. Pero esta estructura debe estudiarse individualmente.
Mayorías reforzadas y protección del socio con el 49 %
Una participación del 49 % no otorga por sí sola el control absoluto de la sociedad.
Los estatutos pueden reforzar determinadas mayorías dentro de los límites legales, pero no es correcto identificar una mayoría reforzada de dos tercios con un derecho de voto reforzado a favor de un socio concreto.
Para proteger el proyecto pueden estudiarse:
Mayorías estatutarias reforzadas para determinados acuerdos.
Derechos asociados a clases de participaciones, cuando sean legalmente configurables.
Reglas sobre nombramiento y cese de administradores.
Materias reservadas.
Derechos de adquisición preferente.
Cláusulas de permanencia.
Prohibiciones de competencia.
Cláusulas de acompañamiento y arrastre.
Mecanismos para resolver bloqueos.
Un pacto de socios complementario.
Debe tenerse presente que una mayoría de dos tercios permitiría a los socios B y C, que conjuntamente poseen el 51 %, bloquear al socio A, pero también permitiría al socio A impedir todos los acuerdos sometidos a esa mayoría. No le permitiría, sin embargo, aprobarlos por sí solo.
Trámites posteriores a la escritura
Una vez firmada la escritura deberán realizarse, entre otros, los siguientes trámites:
Solicitar el NIF provisional.
Presentar la declaración censal mediante el modelo 036.
Presentar la documentación correspondiente al Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, aunque la constitución esté exenta.
Inscribir la escritura en el Registro Mercantil.
Obtener el NIF definitivo.
Comunicar las actividades y obligaciones tributarias.
Obtener, cuando corresponda, el certificado electrónico de la sociedad.
Habilitar y controlar las notificaciones electrónicas.
Legalizar los libros societarios y contables.
Llevar la contabilidad y presentar las declaraciones tributarias.
Depositar anualmente las cuentas en el Registro Mercantil.
Declarar, cuando proceda, la inversión extranjera.
Inversión extranjera en España: ¿debe presentarse el modelo D-1A?
La constitución de la sociedad no termina necesariamente con su inscripción en el Registro Mercantil. Cuando en ella participan socios no residentes puede existir también la obligación de declarar la inversión extranjera ante el Registro de Inversiones del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa.
Esta obligación se regula principalmente en el Real Decreto 571/2023, de 4 de julio, la Orden ECM/57/2024 y la Resolución de 31 de enero de 2024, que aprobó los modelos correspondientes.
La declaración tiene una finalidad administrativa y estadística. No debe confundirse con una autorización previa de la inversión ni con una declaración tributaria.
¿Cuándo debe declararse una participación en una sociedad española?
Debe declararse mediante el modelo D-1A la inversión realizada por un no residente cuando este alcance u ostente:
Una participación igual o superior al 10 % del capital social de la sociedad española.
Una participación igual o superior al 10 % de sus derechos de voto.
Derechos políticos que le permitan participar en el control de la sociedad, aunque se articulen mediante otro negocio jurídico.
El umbral se aplica a cada inversor. Por tanto, si tres socios no residentes participan en una sociedad española con porcentajes del 49 %, 26 % y 25 %, las tres inversiones quedan sujetas a declaración.
También están comprendidas, entre otras operaciones:
La constitución de una sociedad española.
La adquisición posterior de participaciones.
Las ampliaciones de capital.
Las aportaciones de socios al patrimonio neto que no aumenten el capital, cuando el aportante tenga al menos un 10 %.
La constitución o ampliación de la dotación de sucursales en España.
Determinada financiación intragrupo superior a un millón de euros y con vencimiento superior a un año.
Otras formas de inversión cuando se cumplan conjuntamente los umbrales de participación e importe establecidos legalmente.
No es correcto considerar que cualquier cuenta en participación, fundación, agrupación de interés económico, cooperativa, comunidad de bienes o unión temporal de empresas debe declararse por superar un millón de euros. En estas figuras deben concurrir simultáneamente una participación de al menos el 10 % y un importe superior a un millón de euros.
¿Quién presenta el modelo D-1A?
Con carácter general, el obligado a declarar es el inversor no residente.
No obstante, cuando la operación haya sido autorizada o intervenida por un notario español, el modelo será presentado por el notario y remitido a través del Consejo General del Notariado al Registro de Inversiones.
Para ello, el inversor debe facilitar al notario toda la información necesaria y el modelo debidamente cumplimentado. Si no proporciona esos datos, el notario deberá advertirle de que la obligación de declarar continúa recayendo sobre él.
Por esta razón, no debe presumirse que la firma ante notario garantiza automáticamente que la declaración se haya efectuado. Conviene comprobar expresamente quién asumirá su presentación.
Plazo de presentación
El modelo D-1A debe presentarse en el plazo máximo de un mes desde la fecha de realización de la inversión.
Cuando la operación se formalice ante un notario español —como sucede normalmente con la constitución de una S.L.— se considera fecha de realización la del otorgamiento de la escritura pública, no la fecha posterior de inscripción en el Registro Mercantil.
En otros supuestos se atenderá a la fecha que figure en el documento acreditativo del negocio jurídico. Así lo establece la Orden ECM/57/2024.
¿Hay que presentar un único modelo por la sociedad?
No. Se cumplimenta un modelo D-1A por cada operación referida a un mismo inversor, sociedad receptora y clase de operación.
En el ejemplo de los tres socios chinos con participaciones del 49 %, 26 % y 25 %, deberán declararse separadamente las inversiones correspondientes a cada socio.
Inversiones procedentes de jurisdicciones no cooperativas
Cuando la inversión tenga su origen inmediato o último en una jurisdicción calificada legalmente como no cooperativa, puede resultar necesaria una declaración previa mediante el modelo DP-1.
Sin embargo, esta obligación previa no se aplica sin considerar los umbrales legales. En las inversiones societarias contempladas por la norma, la declaración previa se exige cuando la participación extranjera supera el 50 % de la sociedad española destinataria de la inversión.
Realizada la operación, la inversión debe declararse posteriormente en su integridad.
La declaración previa tiene una validez de seis meses. Si la inversión no se materializa dentro de ese periodo, deberá presentarse una nueva.
En el ejemplo analizado, la residencia de los socios en China e Italia no determina actualmente, por sí sola, la presentación del modelo DP-1, pues ninguno de esos dos países figura en la lista española de jurisdicciones no cooperativas. Sí procederá el D-1A porque cada socio alcanza al menos el 10 %.
¿Es lo mismo declarar que solicitar autorización?
No. La declaración al Registro de Inversiones y la autorización administrativa son figuras diferentes.
La mayoría de las inversiones extranjeras están liberalizadas y únicamente deben declararse. No obstante, determinadas inversiones realizadas por inversores de fuera de la Unión Europea y de la Asociación Europea de Libre Comercio pueden quedar sometidas a autorización previa cuando afecten a sectores estratégicos, tecnologías críticas, infraestructuras esenciales, defensa, seguridad pública o datos sensibles, entre otros ámbitos.
Una empresa dedicada a inteligencia artificial, software o hardware no debe considerarse automáticamente sujeta a autorización, pero será necesario analizar la tecnología concreta, el destino de sus productos, sus clientes y la posible existencia de capacidades consideradas críticas.
Consecuencias de no declarar la inversión
El régimen sancionador no se encuentra propiamente en el Real Decreto 571/2023, sino en la Ley 19/2003.
La presentación fuera de plazo y la falta de declaración pueden constituir infracciones administrativas. La sanción dependerá de la cuantía de la operación, de si existió requerimiento previo y del tipo de incumplimiento.
En particular:
La presentación voluntaria fuera de plazo, sin requerimiento previo y dentro de los primeros seis meses, puede sancionarse con una multa de entre 150 y 300 euros.
Si han transcurrido más de seis meses, la multa puede situarse entre 300 y 600 euros.
La falta de declaración de una operación que no supere seis millones de euros constituye infracción leve y puede llevar aparejada una multa de hasta una cuarta parte del contenido económico de la operación, con un mínimo de 3.000 euros.
Si la operación supera seis millones de euros, la falta de declaración puede constituir infracción grave, con consecuencias superiores.
Por ello, no resulta exacto colegir que el régimen sancionador que la multa puede alcanzar los 30.000 euros. La Ley 19/2003 establece distintas categorías y sanciones.
Sociedad española con administrador no residente: ¿es necesario un representante fiscal?
Una sociedad limitada constituida conforme a la legislación española, con domicilio social en España e inscrita en el Registro Mercantil es una entidad residente fiscal en España. Esta conclusión no cambia porque sus socios o administradores residan en otro país.
La Consulta Vinculante V0787-25 de la Dirección General de Tributos confirma que la residencia extranjera del administrador no convierte a la sociedad española en una entidad no residente.
En consecuencia, no resulta aplicable a la sociedad la obligación de nombrar un representante fiscal prevista para determinados obligados tributarios no residentes. El administrador extranjero actúa como representante orgánico y legal de la sociedad ante la Administración tributaria.
Debe diferenciarse entre:
Administrador: órgano de la sociedad con facultades de gestión y representación.
Apoderado: persona a la que la sociedad concede determinadas facultades mediante un poder.
Representante fiscal: figura exigida a determinados contribuyentes no residentes en los casos previstos por la normativa tributaria.
Una sociedad española con administrador residente en China no necesita, solo por esa circunstancia, nombrar a otro administrador, apoderado general o representante fiscal residente en España.
¿Puede ser conveniente contar con un apoderado en España?
Sí. Aunque no sea una obligación mercantil general, puede ser muy recomendable por motivos prácticos.
Un apoderado residente en España puede:
Atender actuaciones que exijan presencia física.
Relacionarse con entidades bancarias.
Comparecer ante organismos públicos.
Firmar documentos dentro de las facultades concedidas.
Resolver incidencias con proveedores.
Coordinar las obligaciones contables y fiscales.
Recibir determinadas comunicaciones privadas.
No obstante, el apoderamiento debe delimitarse cuidadosamente. Un poder general excesivamente amplio puede transferir al apoderado una capacidad de actuación mucho mayor de la realmente necesaria.
¿Cuándo puede resultar obligatorio un representante fiscal?
La obligación de representación debe analizarse conforme al artículo 47 de la Ley General Tributaria, al artículo 10 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes y a la normativa específica aplicable.
Puede surgir, entre otros casos:
Cuando una entidad no residente opere en España mediante establecimiento permanente.
Cuando una norma tributaria lo exija expresamente.
Cuando la Administración lo requiera por la cuantía o características de la renta obtenida.
En determinados supuestos de contribuyentes residentes fuera de la Unión Europea o de países sin instrumentos efectivos de asistencia mutua.
No sería correcto considerar que todo socio no residente que perciba dividendos, intereses o ganancias patrimoniales en España debe designar necesariamente un representante fiscal. La obtención de esas rentas puede generar obligaciones por el IRNR, pero la representación dependerá de las circunstancias y de la normativa aplicable.
¿Qué sucede si toda la dirección se ejerce desde el extranjero?
La sociedad continuará siendo residente fiscal en España porque se ha constituido conforme a la legislación española y tiene aquí su domicilio social. Sin embargo, puede aparecer un conflicto internacional si otro Estado considera que la dirección efectiva se encuentra en su territorio.
En el caso del administrador residente en China habrá que valorar dónde:
Se adoptan las decisiones estratégicas.
Se negocian y firman los contratos.
Se dirige al equipo.
Se presta materialmente el servicio tecnológico.
Se encuentran los medios humanos y técnicos.
Se gestiona la cuenta bancaria.
Se desarrolla la actividad principal.
La sociedad podría tener simultáneamente obligaciones fiscales en otro país, un establecimiento permanente en él o un conflicto de doble residencia que deba resolverse conforme al convenio correspondiente.
Obligaciones fiscales de la sociedad española constituida por no residentes
Una vez constituida, la sociedad queda sometida a las mismas obligaciones mercantiles, contables y tributarias básicas que cualquier otra sociedad española. La residencia extranjera de los socios no reduce esas obligaciones.
Obligación | Plazo o periodicidad | Consideraciones |
Solicitud del NIF | Dentro del mes siguiente a la constitución y antes de operar | Inicialmente puede obtenerse un NIF provisional; posteriormente se solicita el definitivo |
Modelo 036 | Antes de iniciar la actividad o realizar operaciones con trascendencia tributaria | Comunica actividades, impuestos, locales, representantes y demás datos censales |
IAE | Según la forma de declaración aplicable | Exentas durante los dos primeros periodos impositivos y, posteriormente, mientras el INCN sea inferior a un millón de euros |
IVA, modelo 303 | Generalmente trimestral | Primeros 20 días de abril, julio y octubre; el cuarto trimestre, durante enero |
IGIC, modelo 420 | Generalmente trimestral en Canarias | Aplicable cuando las operaciones se localicen en Canarias y estén sujetas al IGIC |
Retenciones, modelos 111 o 115 | Generalmente trimestral | Solo cuando se satisfagan salarios, servicios profesionales, alquileres u otras rentas sujetas |
Resumen de retenciones | Anual | Modelos 190, 180 u otros, según las rentas satisfechas |
Operaciones intracomunitarias | Según proceda | Alta en ROI y modelo 349 cuando se realicen operaciones intracomunitarias sujetas a declaración |
Impuesto sobre Sociedades, modelo 200 | 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre | Si el ejercicio coincide con el año natural, normalmente del 1 al 25 de julio |
Pagos fraccionados, modelo 202 | Abril, octubre y diciembre | Cuando exista obligación de realizarlos |
Retenciones a no residentes, modelo 216 | Trimestral o mensual | Por dividendos u otras rentas satisfechas a no residentes |
Resumen anual de no residentes, modelo 296 | Anual | Recoge las rentas declaradas en el modelo 216 |
D-1A | Un mes desde la realización de la inversión | Si el inversor no residente alcanza al menos el 10 % o concurre otro supuesto legal |
Cuentas anuales | Un mes desde su aprobación | Deben aprobarse dentro de los seis meses siguientes al cierre |
Libros mercantiles | Cuatro meses desde el cierre | Legalización telemática en el Registro Mercantil |
No todas las sociedades deben presentar todos estos modelos. Las obligaciones concretas dependerán de la actividad, el territorio en el que se localicen las operaciones, la existencia de trabajadores, el pago de alquileres, las operaciones internacionales y la remuneración de los socios o administradores.
Particularidad de las sociedades domiciliadas en Canarias
Si la sociedad se establece y opera en Canarias, no debe darse por supuesto que presentará el modelo 303 de IVA.
Las operaciones realizadas en el territorio de aplicación del IGIC estarán sometidas, con carácter general, a este impuesto y podrán exigir la presentación de los modelos 420 y 425. No obstante, una empresa tecnológica que preste servicios a clientes de la Península, de la Unión Europea o de terceros países deberá analizar las reglas de localización de cada operación.
La sociedad puede quedar sujeta al IGIC en unas operaciones, realizar otras no sujetas por reglas de localización y tener obligaciones relacionadas con el IVA o con operaciones intracomunitarias en determinados supuestos.
Dividendos pagados a socios no residentes
Los dividendos distribuidos por una sociedad española a sus socios no residentes constituyen, con carácter general, rentas obtenidas en España sujetas al IRNR.
El tipo interno general es del 19 %. No obstante, ese porcentaje puede reducirse si resulta aplicable un convenio para evitar la doble imposición y el socio acredita correctamente su residencia fiscal.
La sociedad deberá normalmente:
Practicar la retención correspondiente.
Ingresarla mediante el modelo 216.
Incluirla en el resumen anual modelo 296.
Expedir al socio un certificado de las retenciones practicadas.
No debe aplicarse automáticamente el tipo reducido de un convenio. El socio debe aportar un certificado válido de residencia fiscal y cumplir los requisitos establecidos en el convenio, incluida, cuando proceda, su condición de beneficiario efectivo.
En el ejemplo planteado, deberán examinarse separadamente el convenio entre España y China y el convenio entre España e Italia. La nacionalidad china del socio residente fiscalmente en Italia no determina por sí sola el convenio aplicable: en principio, habrá que atender a su residencia fiscal efectiva.
Errores frecuentes al constituir una sociedad en España siendo no residente
1. Empezar los trámites sin resolver la identificación fiscal
La falta de NIE o NIF puede paralizar la firma notarial, la inscripción y la apertura bancaria.
No obstante, no debe afirmarse que el NIE tarda siempre entre 30 y 60 días. El plazo varía considerablemente según el consulado, la oficina y la documentación aportada.
2. Confundir constitución a distancia con apertura bancaria garantizada
Que un apoderado pueda firmar la escritura no obliga al banco a abrir la cuenta sin identificar personalmente a los socios, administradores y titulares reales.
La apertura bancaria debe estudiarse desde el inicio y no después de constituir una sociedad que quizá no pueda operar.
3. Constituir con un euro sin calcular las necesidades reales
El capital de un euro es legal, pero puede resultar insuficiente para financiar los primeros gastos y transmite una imagen de escasa solvencia.
Además, mientras capital y reserva legal no alcancen conjuntamente 3.000 euros, se aplican las reglas especiales previstas en la Ley de Sociedades de Capital.
4. No declarar la inversión extranjera
Cuando el socio no residente alcance al menos el 10 %, la inversión deberá declararse mediante el D-1A.
El error más habitual consiste en pensar que la notaría o el Registro Mercantil realizarán siempre el trámite sin que los socios tengan que facilitar información adicional.
5. Computar el plazo del D-1A desde la inscripción registral
Cuando interviene un notario español, el plazo de un mes se cuenta desde la formalización notarial de la inversión. Esperar a la inscripción puede consumir una parte importante del plazo o incluso provocar su incumplimiento.
6. Confundir declaración y autorización de la inversión
El D-1A es una declaración posterior y no equivale a obtener autorización para una inversión sometida al control de inversiones extranjeras.
En actividades tecnológicas debe comprobarse si la inversión afecta a tecnologías críticas o sectores estratégicos.
7. Nombrar administrador a quien no dirigirá realmente la sociedad
Designar al socio residente en Italia únicamente porque se encuentra más cerca de España puede producir una diferencia entre la administración formal y la dirección real.
Debe nombrarse al administrador atendiendo a quién tomará las decisiones y asumirá efectivamente las responsabilidades.
8. Dar poderes excesivamente amplios
El apoderado no tiene por qué disponer de facultades ilimitadas. El poder debe ajustarse a los trámites y operaciones que realmente deba realizar.
9. Utilizar un domicilio meramente aparente
Una dirección de coworking o domiciliación puede ser válida, pero debe permitir atender comunicaciones y cumplir las obligaciones contractuales y administrativas.
El domicilio social no debe utilizarse para crear una apariencia de actividad en España cuando toda la empresa se dirige y opera desde otro país.
10. Ignorar el país desde el que se presta el servicio
Constituir una sociedad en España no traslada automáticamente a España toda la actividad. Si el administrador y el equipo trabajan desde China o Italia, pueden surgir obligaciones fiscales, laborales y de Seguridad Social en esos países.
11. Confundir una sociedad filial con una sucursal
La sociedad española tiene personalidad jurídica y patrimonio propios. La sucursal es un establecimiento de la entidad extranjera y carece de personalidad jurídica independiente.
La elección afecta a la responsabilidad, contabilidad, tributación, representación y repatriación de beneficios.
12. Aplicar automáticamente un convenio a los dividendos
La reducción de la retención no depende únicamente de la nacionalidad del socio. Deben comprobarse su residencia fiscal, la documentación aportada y las condiciones del convenio aplicable.
Preguntas frecuentes sobre la constitución de sociedades por no residentes
¿Puedo constituir una sociedad en España sin viajar?
Sí. Puede otorgarse un poder especial ante notario o autoridad competente del país de residencia para que un representante firme la escritura y realice los trámites en España. El documento deberá apostillarse o legalizarse y, cuando corresponda, traducirse oficialmente.
También existe la constitución por videoconferencia notarial, aunque para ciudadanos extracomunitarios puede presentar dificultades de identificación y firma electrónica.
¿Todos los socios extranjeros necesitan NIE?
Como regla general, los socios y administradores personas físicas necesitan identificación fiscal española. Habitualmente será el NIE.
Cuando el socio sea una entidad extranjera, deberá obtener un NIF español y aportar documentación acreditativa de su existencia, representación y titularidad real.
¿Necesito un domicilio personal en España?
No. Los socios no residentes no tienen que disponer de una vivienda o domicilio personal en España.
La sociedad sí debe contar con un domicilio social real en territorio español.
¿Puede utilizarse la dirección de un coworking o despacho profesional?
Sí, siempre que el contrato de domiciliación lo permita y la dirección pueda utilizarse efectivamente como domicilio social y para recibir comunicaciones.
No todos los servicios de coworking incluyen domiciliación mercantil, fiscal o recepción de notificaciones.
¿Puede un extranjero no residente ser administrador único?
Sí. No existe una exigencia mercantil general de residencia en España para ejercer el cargo.
Otra cuestión diferente es determinar la tributación de su remuneración, la Seguridad Social aplicable y las consecuencias de ejercer la dirección desde otro país.
¿Debe nombrarse obligatoriamente un apoderado residente en España?
No por el mero hecho de que el administrador sea no residente. Puede ser aconsejable por motivos operativos, pero no constituye una obligación mercantil general.
¿La sociedad necesita representante fiscal porque su administrador vive en China?
No. La sociedad constituida conforme a la legislación española es residente fiscal en España. Su administrador actúa como representante legal de la entidad.
¿Debe darse de alta en el RETA el administrador no residente?
No puede determinarse únicamente por su porcentaje de participación. Deben analizarse sus funciones, el control efectivo, la habitualidad, la remuneración, el lugar desde el que trabaja y la normativa internacional de Seguridad Social aplicable.
¿Hay que presentar el D-1A cuando el capital aportado es muy pequeño?
Sí, si el socio no residente alcanza al menos el 10 % del capital o de los derechos de voto. En las participaciones societarias ordinarias, la obligación no depende del importe invertido.
¿Quién presenta el D-1A si la escritura se firma ante notario español?
El notario puede realizar la presentación a través del Consejo General del Notariado, pero los interesados deben facilitar todos los datos y el modelo cumplimentado. Conviene confirmar expresamente que se ha asumido y efectuado el trámite.
¿Cuándo empieza el plazo de un mes del D-1A?
Cuando la inversión se formaliza ante notario español, desde la fecha del otorgamiento notarial. No debe esperarse, con carácter general, a la inscripción en el Registro Mercantil.
¿Los socios chinos deben presentar el modelo previo DP-1?
No por su nacionalidad o residencia en China. El DP-1 se reserva a inversiones con origen inmediato o último en jurisdicciones incluidas en la lista española de jurisdicciones no cooperativas y dentro de los umbrales establecidos.
¿Los dividendos siempre soportan una retención del 19 %?
Ese es el tipo interno general del IRNR, pero puede reducirse mediante el convenio para evitar la doble imposición aplicable. Para ello deberá acreditarse correctamente la residencia fiscal y el cumplimiento de sus requisitos.
¿Una sociedad española dirigida desde China tributa únicamente en España?
No necesariamente. Será residente fiscal en España, pero la dirección y actividad desarrolladas desde China pueden originar obligaciones en ese país, un establecimiento permanente o un conflicto de doble residencia.
¿Constituir la sociedad con un euro permite pagar menos impuestos?
No. El importe del capital social no reduce por sí mismo el Impuesto sobre Sociedades. Debe elegirse atendiendo a las necesidades financieras, la solvencia y la imagen comercial del proyecto.
Conclusión: constituir a distancia es posible, pero dirigir a distancia exige planificación
Un no residente puede constituir y administrar una sociedad limitada española sin trasladar su residencia a España. Incluso puede completar la constitución sin viajar mediante un poder notarial o, cuando reúna los requisitos técnicos, mediante videoconferencia notarial.
Sin embargo, el verdadero análisis no termina con la firma de la escritura.
Cuando los socios, administradores y operadores se encuentran en varios países, es imprescindible estudiar la residencia fiscal, la dirección efectiva, la Seguridad Social, la tributación de las operaciones internacionales, la apertura bancaria y la prevención del blanqueo de capitales.
La constitución puede realizarse en unas semanas. Una estructura internacional incorrectamente planteada puede generar problemas durante años.
Por eso, en estos proyectos, reducir desplazamientos y evitar trámites innecesarios es razonable; tratar la constitución como una simple gestión documental, no siempre lo es.
