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Cuando Hacienda encuentra lo que no buscaba: por qué conviene ordenar la documentación de la empresa
La STS 992/2026 permite utilizar documentación de otros ejercicios descubierta casualmente durante una entrada y registro.
Archivar correctamente la documentación de una empresa no es una cuestión meramente administrativa. El modo en que se conservan las facturas, los correos electrónicos, los albaranes, los contratos y los archivos contables puede tener consecuencias importantes durante una inspección tributaria.
La reciente Sentencia del Tribunal Supremo 992/2026, de 24 de julio —recurso 1395/2024— ofrece un ejemplo especialmente significativo. La Inspección investigaba inicialmente unos impuestos y ejercicios determinados, pero la documentación copiada durante una entrada y registro contenía información mezclada de otros años.
El Tribunal Supremo consideró lícita la utilización posterior de esos documentos aplicando la doctrina del hallazgo casual.
La enseñanza práctica resulta evidente: cuando una empresa mezcla en los mismos archivos documentación de diferentes ejercicios, impuestos o actividades, puede estar abriendo involuntariamente nuevas ventanas a la actuación inspectora.
Ahora bien, ordenar la documentación no significa ocultarla, eliminarla o dificultar su comprobación. Significa conservarla correctamente, conocer dónde se encuentra y evitar que una actuación referida a un período concreto arrastre indiscriminadamente información que debería estar separada.
Una inspección que comenzó por los ejercicios 2016 y 2017
El origen de la controversia se encuentra en unas actuaciones de comprobación e investigación iniciadas por la Agencia Tributaria el 23 de abril de 2019 frente a una sociedad dedicada a la comercialización de sidra.
El alcance inicial comprendía:
Impuesto sobre Sociedades de 2016 y 2017.
IVA correspondiente a los períodos comprendidos entre el primer trimestre de 2016 y el cuarto trimestre de 2017.
El mismo día en que se comunicó el inicio de las actuaciones, la Inspección practicó una entrada y registro en las instalaciones de la sociedad, amparada por una autorización del Juzgado de lo Contencioso-Administrativo.
Durante el registro se accedió a diferentes sistemas y soportes informáticos. Entre ellos se encontraba un archivo de correo electrónico con carpetas denominadas “ALBARANES MES” y “FACTURA MES”.
Por su denominación, esos archivos podían contener información relacionada con la facturación de la empresa y, por tanto, con los impuestos y ejercicios que estaban siendo investigados.
El problema era que la documentación no estaba separada por años.
Dentro de los mismos archivos existían albaranes, facturas y correos electrónicos correspondientes a ejercicios comprendidos entre 2011 y 2017. Para conocer el período al que pertenecía cada documento era necesario abrir individualmente los mensajes y sus archivos adjuntos.
Hacienda no conoció todo el contenido durante el registro
El volumen de información impedía examinar íntegramente los archivos en las instalaciones de la sociedad.
La Inspección copió la documentación y la analizó meses después en sus propias dependencias.
Fue entonces, al abrir los correos y las facturas adjuntas, cuando encontró información relativa a ventas no facturadas correspondientes a 2015.
Ese ejercicio no estaba incluido inicialmente en el procedimiento inspector.
Sin embargo, el 24 de enero de 2020, una vez descubierta la información, la Agencia Tributaria amplió formalmente las actuaciones al Impuesto sobre Sociedades de 2015 y al cuarto trimestre del IVA de ese año.
La regularización terminó con una deuda de 91.546,05 euros, integrada por una cuota de 78.735,15 euros y 12.810,90 euros de intereses de demora. Además, se impuso una sanción de 98.418,94 euros por una infracción tributaria calificada como muy grave.
La sociedad alegó que la documentación de 2015 se había obtenido fuera del alcance temporal de la inspección y que, para utilizarla, la Administración debería haber solicitado una nueva autorización judicial.
La cuestión planteada ante el Tribunal Supremo
La cuestión de interés casacional consistía en determinar si la documentación obtenida durante una entrada y registro judicialmente autorizada para investigar determinados ejercicios podía utilizarse para liquidar y sancionar por un ejercicio diferente.
La empresa sostenía que admitirlo permitiría a Hacienda realizar una incautación general de información y ampliar después las actuaciones en función de aquello que encontrase.
El Tribunal Supremo, sin embargo, entendió que en este caso concurrían las condiciones necesarias para aplicar la doctrina del hallazgo casual.
La documentación de 2015 no se obtuvo porque la Inspección hubiese realizado deliberadamente una investigación sobre ese ejercicio. Fue descubierta al examinar archivos que, atendiendo a su denominación, podían contener información relevante para los ejercicios que sí estaban siendo comprobados.
Además, los documentos:
Pertenecían a la propia sociedad inspeccionada.
Estaban relacionados directamente con su actividad empresarial.
Se encontraban dentro de archivos de facturación.
No podían separarse por ejercicios en el momento de su copia.
Fueron descubiertos al analizar posteriormente su contenido.
Dieron lugar a una ampliación formal del procedimiento.
Sobre estas circunstancias puede consultarse la STS 992/2026, de 24 de julio.
¿Qué es un hallazgo casual en una inspección tributaria?
La doctrina del hallazgo casual tiene su origen en el ámbito penal. Permite utilizar pruebas que aparecen inesperadamente durante una investigación lícita, aunque se refieran a hechos distintos de los inicialmente investigados.
Trasladada al ámbito tributario, significa que Hacienda no está obligada a ignorar una información fiscal relevante que encuentre legítimamente durante una entrada y registro.
No obstante, no basta con denominar “casual” a cualquier descubrimiento.
De acuerdo con la doctrina fijada por el Tribunal Supremo, la utilización de la documentación correspondiente a otros ejercicios puede admitirse cuando concurran, entre otras, las siguientes condiciones:
La entrada domiciliaria se produjo mediante una autorización judicial solicitada dentro de un procedimiento inspector referido a impuestos y ejercicios concretos.
La autorización judicial era válida y no había sido anulada.
El archivo copiado podía presumiblemente contener información con trascendencia fiscal relacionada con la actuación autorizada.
Al examinar ese archivo se descubrió documentación correspondiente a ejercicios diferentes.
La Administración comunicó al contribuyente la ampliación del procedimiento a los impuestos y períodos afectados.
La información guardaba relación directa con la actividad empresarial desarrollada de forma continuada.
En el caso analizado, el Supremo concluyó que la información de 2015 había sido obtenida lícitamente y confirmó tanto la sentencia recurrida como la regularización practicada.
Hacienda no puede convertir el registro en una búsqueda indiscriminada
La sentencia no concede a la Inspección una autorización ilimitada para copiar cualquier archivo que encuentre.
El Tribunal Supremo recuerda que “no todo vale”. La entrada y registro debe respetar los principios de necesidad, idoneidad y proporcionalidad. La Administración no puede servirse de una autorización judicial concreta para realizar una búsqueda general, prospectiva o indiscriminada de posibles incumplimientos.
Un hallazgo no es casual cuando la documentación se encuentra porque se estaba buscando deliberadamente fuera del objeto autorizado.
Por tanto, debe distinguirse entre dos situaciones.
Descubrimiento legítimamente casual
La Inspección copia una carpeta identificada como facturación de 2025 porque ese ejercicio está siendo comprobado. Posteriormente descubre que dentro de ella también existen facturas de 2024 que no podían diferenciarse en el momento de la copia.
Búsqueda prospectiva
La Inspección copia todos los ordenadores, correos, dispositivos y archivos de la empresa sin discriminar su contenido, con la finalidad de analizarlos posteriormente para comprobar si aparece alguna irregularidad sobre cualquier impuesto, persona o ejercicio.
La primera situación podría encajar en la doctrina del hallazgo casual. La segunda puede constituir una requisa general carente de cobertura.
El derecho a la inviolabilidad del domicilio y el principio de proporcionalidad continúan limitando las facultades inspectoras. La doctrina del hallazgo casual no sirve para subsanar una prueba obtenida ilícitamente.
El desorden documental puede ensanchar materialmente una inspección
La mezcla de documentación no amplía jurídicamente por sí sola el alcance de una inspección.
Hacienda continúa sometida a la ley, a la autorización judicial y a las reglas del procedimiento.
Sin embargo, el desorden sí puede ampliar materialmente la cantidad de información a la que la Inspección accede de forma legítima.
Si en una carpeta denominada “Facturas 2025” existen también documentos correspondientes a 2022, 2023 y 2024, puede resultar razonable copiar inicialmente toda la carpeta, porque su contenido no puede separarse sin abrir cada documento.
Lo mismo puede ocurrir con:
Buzones de correo compartidos durante varios años.
Carpetas genéricas denominadas “Facturas”, “Clientes” o “Contabilidad”.
Copias de seguridad que incluyen todos los ejercicios.
Discos externos sin inventario de contenido.
Exportaciones completas del programa contable.
Carpetas de un grupo empresarial que mezclan varias sociedades.
Documentación personal almacenada en dispositivos corporativos.
Archivos que contienen información de clientes, proveedores y terceros.
Chats o sistemas de mensajería utilizados para operaciones comerciales.
Servidores compartidos sin separación por usuarios, entidades o departamentos.
Cuando la información está mezclada, la empresa pierde capacidad para identificar con rapidez qué parte está relacionada con el procedimiento y cuál queda fuera de su alcance.
La falta de orden no elimina las garantías del contribuyente, pero dificulta enormemente su ejercicio.
La inspección puede ampliarse a otros ejercicios
Otro aspecto importante de la sentencia es que la Administración no utilizó directamente la documentación de 2015 dentro de un procedimiento limitado a 2016 y 2017.
Después de descubrirla, amplió formalmente las actuaciones al Impuesto sobre Sociedades de 2015 y al IVA del cuarto trimestre de ese mismo año.
Este requisito es fundamental. El hallazgo casual puede proporcionar la información que justifique una ampliación, pero la Inspección debe incorporar los nuevos impuestos y períodos al procedimiento y comunicárselo al contribuyente.
Por consiguiente, el alcance inicial de una inspección no garantiza que el procedimiento vaya a permanecer limitado a los ejercicios indicados en su comunicación de inicio.
Si durante las actuaciones aparecen datos relacionados con otros períodos no prescritos, Hacienda puede ampliar la comprobación respetando las exigencias procedimentales.
¿Debe separarse la documentación de los ejercicios prescritos?
Sí, aunque no para esconderla ni destruirla.
Los archivos correspondientes a ejercicios prescritos deberían encontrarse claramente identificados y separados de la documentación corriente. De ese modo, la empresa puede advertir inmediatamente que determinados documentos se refieren a períodos que no forman parte de la actuación.
Pero la prescripción no significa que toda la documentación pueda eliminarse automáticamente o que haya perdido cualquier relevancia tributaria.
La Administración puede comprobar hechos u operaciones de ejercicios prescritos cuando produzcan efectos en períodos que todavía pueden ser regularizados. También existen plazos especiales para comprobar bases imponibles negativas, deducciones y otros créditos fiscales.
A ello se añade que el artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, debidamente ordenados, durante seis años desde el último asiento realizado. La obligación subsiste incluso después del cese de la actividad. Código de Comercio.
La Ley General Tributaria también obliga a conservar los libros, registros, programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte, así como los sistemas de codificación necesarios para interpretar los datos. Ley 58/2003, General Tributaria.
Por tanto, no debe aplicarse una política automática de eliminación por el mero transcurso de cuatro años. Antes de destruir cualquier documento es necesario analizar:
El plazo mercantil de conservación.
La prescripción tributaria.
La existencia de bases negativas o deducciones pendientes.
La amortización de activos.
Las operaciones con efectos en ejercicios posteriores.
La existencia de litigios, comprobaciones o procedimientos abiertos.
Las obligaciones laborales, de protección de datos o prevención del blanqueo.
Cualquier plazo especial aplicable a la actividad.
Ordenar no significa ocultar
La recomendación de separar la documentación debe entenderse correctamente.
Una empresa no puede alterar, ocultar o destruir documentos para impedir que Hacienda conozca hechos con trascendencia tributaria. Tampoco debería reorganizar apresuradamente los archivos después de recibir una comunicación de inspección o ante la inminencia de una entrada y registro.
La organización documental debe responder a una política previa, ordinaria y verificable de gestión de la información.
Su finalidad legítima es:
Cumplir las obligaciones de conservación.
Localizar rápidamente los documentos.
Evitar la entrega de información ajena al requerimiento.
Proteger datos de terceros.
Distinguir las diferentes sociedades de un grupo.
Separar documentación empresarial y personal.
Identificar ejercicios y operaciones.
Facilitar la defensa de la empresa.
Mantener la trazabilidad y autenticidad de los archivos.
Cuando existe un procedimiento abierto o razonablemente previsible, debe suspenderse cualquier eliminación periódica que pueda afectar a información relacionada con él.
Cómo debería organizarse el archivo de una empresa
No existe un único sistema válido para todas las organizaciones, pero sí determinadas reglas prudentes.
1. Separar cada sociedad
Las empresas de un mismo grupo no deberían compartir una única carpeta general de facturación, contabilidad o contratos.
Cada sociedad debe contar con su propio archivo, credenciales, directorios y permisos de acceso. Esta separación facilita identificar qué documentación pertenece al contribuyente inspeccionado y cuál corresponde a otras entidades.
La confusión entre sociedades puede exponer información de terceros y complicar la defensa frente a una copia excesiva.
2. Separar los ejercicios
Dentro de cada sociedad, la documentación debería clasificarse por año y, cuando resulte necesario, por período mensual o trimestral.
No es aconsejable utilizar indefinidamente una carpeta denominada simplemente “Facturas”, dentro de la cual se acumulen documentos de múltiples ejercicios.
Una estructura elemental podría distinguir:
Sociedad.
Ejercicio.
Impuesto o área.
Tipo de documento.
Período.
Cliente o proveedor, cuando proceda.
3. Identificar correctamente los archivos
Nombres como “documento final”, “varios”, “facturas nuevas” o “pendiente” resultan poco útiles.
El nombre del archivo debería permitir conocer, sin necesidad de abrirlo:
La fecha.
El tipo de documento.
La sociedad.
El tercero relacionado.
El número de factura o contrato.
El ejercicio al que corresponde.
Una denominación clara puede evitar que sea necesario copiar una carpeta completa para conocer su contenido.
4. Organizar los correos electrónicos
La sentencia analizada demuestra que los correos pueden convertirse en una fuente probatoria especialmente relevante.
Conviene establecer carpetas o etiquetas por ejercicios, sociedades, clientes o proyectos.
También debe analizarse cuánto tiempo se conservan los correos, quién puede acceder a ellos y qué buzones se utilizan para operaciones empresariales.
No es prudente acumular durante años, sin clasificación alguna, toda la correspondencia comercial, personal e interna en un mismo buzón.
5. Separar borradores y documentos definitivos
Las empresas suelen conservar varias versiones de presupuestos, contratos, informes o cálculos.
Debe poder distinguirse con claridad cuál es la versión definitiva, quién la aprobó y cuándo fue sustituida. La existencia de múltiples copias contradictorias puede generar dudas y obligar a explicar documentos que nunca llegaron a producir efectos.
6. Controlar los dispositivos y copias de seguridad
Ordenadores portátiles, discos externos, memorias USB y copias de seguridad pueden contener información de períodos muy amplios.
La empresa debería disponer de un inventario que identifique:
Qué dispositivos existen.
A quién están asignados.
Qué información contienen.
Qué períodos abarcan.
Qué copias de seguridad se conservan.
Quién puede acceder a ellas.
Una copia de seguridad no debería convertirse en un almacén indefinido de información desordenada cuya existencia nadie conoce hasta que se produce una inspección.
7. Separar información personal y empresarial
Los dispositivos de la empresa no deberían utilizarse como archivo indiscriminado de documentos personales de socios, administradores o empleados.
Además de sus implicaciones tributarias, esta mezcla plantea problemas de privacidad y protección de datos.
Si existe documentación privada, de terceros o ajena a la actividad empresarial, debe encontrarse debidamente separada e identificada para poder invocar las garantías que correspondan.
8. Proteger las comunicaciones confidenciales
Debe prestarse especial atención a las comunicaciones con abogados y otros profesionales cuando puedan estar amparadas por el secreto profesional o por derechos de defensa.
No basta con guardarlas dentro de una carpeta general de la empresa. Conviene identificarlas, restringir su acceso y establecer un protocolo específico para reaccionar si la Inspección pretende copiarlas.
La mera denominación “confidencial” no determina por sí sola su protección, pero una clasificación adecuada permite advertir inmediatamente su naturaleza y formular la oposición correspondiente.
9. Aplicar una política de conservación
La empresa debería aprobar un cuadro de conservación que determine cuánto tiempo debe mantenerse cada categoría documental y cuándo procede su eliminación.
Esta política debe aplicarse de forma periódica, objetiva y documentada, nunca como reacción ante una inspección.
También debe contemplar la suspensión de cualquier destrucción cuando exista un procedimiento administrativo, judicial o tributario abierto.
10. Realizar auditorías documentales preventivas
No es necesario esperar a una inspección para comprobar si el archivo funciona.
Una revisión periódica permite detectar:
Carpetas que mezclan ejercicios.
Archivos duplicados.
Documentos sin identificar.
Accesos excesivos.
Copias de seguridad desconocidas.
Información de otras sociedades.
Correos sin clasificar.
Programas antiguos que todavía contienen datos.
Contradicciones entre la documentación y la contabilidad.
La auditoría documental debe coordinarse con los asesores fiscal, legal, laboral y de protección de datos.
Qué hacer ante una entrada y registro
Una entrada de la Inspección en el domicilio constitucionalmente protegido de una sociedad requiere consentimiento o autorización judicial, salvo las excepciones legalmente previstas.
Ante una actuación de este tipo resulta esencial:
Solicitar la identificación de los actuarios.
Examinar la autorización judicial y la comunicación de inicio.
Identificar los impuestos, ejercicios, personas y espacios comprendidos.
Contactar inmediatamente con el asesor fiscal y el abogado de la empresa.
Designar una persona que acompañe a los funcionarios.
Dejar constancia en diligencia de cualquier objeción.
Identificar los archivos o dispositivos que contienen información ajena al alcance autorizado.
Advertir de la existencia de datos personales, documentación de terceros o comunicaciones protegidas.
Solicitar una copia o relación de la documentación obtenida.
No impedir materialmente la actuación ni alterar o eliminar información.
La prudencia durante un registro exige cooperación dentro de los límites legales, pero también una vigilancia activa de esos límites.
Una doble lección sobre el orden documental
La STS 992/2026 contiene una curiosa enseñanza en ambas direcciones.
Por un lado, el desorden de la empresa permitió que archivos relativos a varios ejercicios fueran copiados conjuntamente y que la información de 2015 se considerase un hallazgo casual.
Por otro, el propio Tribunal Supremo criticó que el expediente digital remitido por la Administración careciera de una exposición ordenada, un índice o un árbol de búsqueda que permitiera localizar uno de sus documentos. Y señaló que esa deficiencia, imputable a la Administración, nunca podía interpretarse en perjuicio del contribuyente.
El orden documental es, por tanto, una exigencia que afecta a ambas partes.
Cuando el desorden corresponde a la Administración, no debe perjudicar al administrado.
Cuando corresponde a la empresa, puede dificultar su defensa y ampliar el volumen de información legítimamente examinado.
Conclusión
Hacienda no puede entrar por cualquier ventana ni realizar una búsqueda indiscriminada. Sus facultades están sometidas a la ley, al alcance del procedimiento, a la autorización judicial y a los principios de necesidad y proporcionalidad.
Pero si durante una actuación legítima encuentra una ventana abierta, tampoco está obligada a cerrarla.
La documentación descubierta casualmente puede utilizarse para ampliar una inspección a otros ejercicios e impuestos cuando haya sido obtenida de forma lícita, guarde relación con la actividad investigada y se respeten las garantías procedimentales.
Por eso, la mejor prevención no consiste en ocultar información, sino en mantenerla correctamente clasificada, separada y controlada.
Una empresa debería saber qué documentación conserva, dónde se encuentra, a qué sociedad pertenece, qué ejercicio comprende y quién puede acceder a ella.
Porque el archivo empresarial no es un simple almacén de documentos. Ante una inspección, puede convertirse tanto en la mejor defensa del contribuyente como en la puerta de entrada a una comprobación mucho más amplia.
