El asesor fiscal ante VERI*FACTU: de revisar facturas a tomar mejores decisiones

La adaptación de los sistemas de facturación cambia la manera en que muchos negocios emiten y corrigen sus facturas. También ofrece a las asesorías la oportunidad de trabajar con información más ordenada y cercana al momento en que se produce cada operación. Para aprovecharla, conviene empezar por distinguir qué exige la norma y qué sigue dependiendo del criterio del profesional.

¿Qué es realmente VERI*FACTU?

El Reglamento de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, desarrolla la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. No debe confundirse con la regulación de la factura electrónica entre empresas vinculada a la Ley Crea y Crece: son iniciativas distintas. La obligación afecta, con sus exclusiones, a quienes utilizan sistemas informáticos para expedir facturas, incluidas las simplificadas. AEAT: objeto y ámbito del reglamento.

Un sistema adaptado puede funcionar de dos maneras:

Modalidad	Tratamiento de los registros de facturación
VERI*FACTU	El sistema remite los registros a la AEAT inmediatamente después de generarlos.
NO VERI*FACTU	El sistema no los remite de forma ordinaria; debe aplicar controles adicionales, como la firma de registros y la conservación de un registro de eventos.

En ambos casos hay requisitos para el sistema y un código QR en las facturas que expida. La remisión inmediata a la AEAT corresponde a la primera modalidad. El registro transmitido tampoco equivale a enviar a Hacienda la factura electrónica completa. AEAT: modalidades de cumplimiento; AEAT: contenido del registro.

La AEAT no homologa individualmente cada programa: el productor acredita el cumplimiento mediante una declaración responsable referida al sistema y su versión. La Agencia también ofrece una aplicación gratuita orientada principalmente a negocios con pocas facturas y determinadas limitaciones funcionales. AEAT: certificación de sistemas; AEAT: aplicación gratuita.

¿Cuándo hay que adaptarse? ¿Desaparece Excel?

Según el calendario vigente en septiembre de 2026, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas desde el 1 de enero de 2027; para los restantes obligados incluidos en el reglamento, entre ellos los empresarios y profesionales personas físicas, la fecha es el 1 de julio de 2027. Estar incluido en el suministro inmediato de información, SII, puede excluir de este reglamento la facturación correspondiente. AEAT: plazos y ámbito; AEAT: exclusiones y Canarias.

Tampoco existe una prohibición general de usar Excel, Word o facturas manuscritas. La AEAT diferencia su uso básico para introducir datos, imprimir y conservar facturas de una hoja de cálculo que, por sus funciones de tratamiento de la información —por ejemplo, una macro que genera el libro de facturas—, pasa a considerarse sistema informático de facturación. El asesor debe revisar el proceso concreto del cliente antes de afirmar si necesita adaptarlo. AEAT: hojas de cálculo y facturación manual.

El papel del asesor: ordenar el proceso y revisar su resultado

La primera tarea consiste en identificar quién emite cada factura, con qué herramienta y bajo qué régimen fiscal. Después habrá que comprobar la declaración responsable del proveedor, configurar correctamente series, tipos de operación y permisos, y acordar quién revisa las incidencias. Si la asesoría emite materialmente facturas por cuenta del cliente con su propio sistema, debe generar los registros correspondientes y remitirlos cuando opere en modalidad VERI*FACTU; la delegación no elimina la responsabilidad del empresario por su obligación de facturar. AEAT: facturación delegada.

Ejemplo práctico. Una empresa descubre que una factura de servicios emitida ayer aplicó un tratamiento fiscal incorrecto. El asesor fiscal revisa dónde se localiza la operación y cuál es el impuesto que procede. Una vez determinada la corrección, indica cómo expedir la factura rectificativa y cómo reflejarla en los registros y en la contabilidad. La posibilidad de seguir el rastro de la operación facilita la revisión; el sistema no decide por sí mismo la calificación jurídica de la prestación. AEAT: registro de facturas rectificativas.

En un despacho con clientes en Canarias, esta revisión exige prestar atención al IGIC. El reglamento se aplica allí con las particularidades propias del impuesto canario; la posible exclusión por SII debe examinarse separadamente para IVA e IGIC cuando una empresa opera en ambos territorios. El envío de registros a la AEAT en modalidad VERI*FACTU no convierte una operación sujeta al IGIC en una operación sujeta al IVA, ni sustituye por sí solo la autoliquidación del impuesto correspondiente. AEAT: ámbito territorial, IVA e IGIC.

Del dato de facturación al asesoramiento

Disponer antes de las facturas emitidas puede ayudar a detectar numeraciones duplicadas, cambios bruscos en las ventas y errores repetidos en la aplicación del impuesto. También permite hablar antes con el cliente sobre cobros pendientes, márgenes o necesidades de tesorería. Para obtener una visión financiera fiable siguen haciendo falta las facturas recibidas, los bancos, la contabilidad y la conciliación de los datos. Además, el envío de registros de facturación no reemplaza la preparación y presentación de las declaraciones tributarias que procedan.

La automatización puede reducir tareas de transcripción y facilitar controles, pero no garantiza por sí sola un ahorro del 50 % del tiempo administrativo. El resultado dependerá del volumen de facturas, la calidad de las integraciones y la organización previa de cada negocio. Un criterio útil es medir cuánto se tarda hoy en emitir, recibir, corregir y contabilizar facturas, y volver a medirlo tras la adaptación.

En definitiva, el valor del asesor fiscal ante VERI*FACTU consiste en elegir con el cliente un proceso de facturación que cumpla la norma, detectar los errores que el programa no puede interpretar y utilizar información fiable para asesorar a tiempo.