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Muchas empresas innovan sin saberlo: la deducción por I+D+i que las pymes están dejando escapar
Cuando se habla de investigación, desarrollo e innovación tecnológica, muchas pequeñas y medianas empresas piensan inmediatamente en laboratorios, grandes compañías tecnológicas, centros de investigación o proyectos científicos de enorme complejidad.
Esa percepción provoca que numerosas empresas ni siquiera se planteen si las mejoras que desarrollan en su actividad cotidiana podrían generar una deducción fiscal. Sin embargo, una industria que rediseña un proceso productivo, una empresa que desarrolla una solución informática propia, una compañía agroalimentaria que realiza pruebas para mejorar la conservación de un producto o una entidad que automatiza tecnológicamente una parte sustancial de su actividad pueden estar realizando actuaciones susceptibles de encajar en el incentivo fiscal por I+D+i.
No significa que cualquier mejora, inversión tecnológica o proceso de digitalización dé derecho automáticamente a la deducción. Pero sí significa que muchas empresas ya innovan, asumen costes y desarrollan proyectos técnicamente novedosos sin haber implantado un sistema para identificarlos, documentarlos y aprovechar fiscalmente el esfuerzo realizado.
La primera oportunidad, por tanto, no siempre consiste en comenzar un nuevo proyecto de innovación. En muchas ocasiones consiste en mirar de otra manera lo que la empresa ya está haciendo.
I+D+i: Un incentivo que no está reservado a las grandes empresas
El artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades regula la deducción por actividades de investigación y desarrollo e innovación tecnológica. Su finalidad es incentivar fiscalmente el esfuerzo de las empresas que generan conocimiento, desarrollan soluciones nuevas o introducen avances tecnológicos sustanciales.
La deducción se aplica sobre determinados gastos e inversiones directamente vinculados a los proyectos que cumplen los requisitos legales. Su efecto consiste en reducir la cuota del Impuesto sobre Sociedades, una vez calculado el resultado fiscal de la empresa.
No es una subvención ni exige necesariamente que el proyecto haya sido previamente seleccionado en una convocatoria pública. Tampoco se limita a una relación cerrada de sectores.
Lo determinante es la naturaleza técnica del proyecto, el grado de novedad alcanzado y la correcta individualización de los gastos.
Precisamente por ello puede resultar especialmente útil para las pymes. Muchas innovan de manera continua para resolver problemas concretos, adaptarse a sus clientes, reducir costes, mejorar la calidad o competir con empresas de mayor dimensión. Lo hacen por necesidad empresarial, no porque internamente hayan denominado esas actuaciones como “proyectos de I+D+i”.
I+D e innovación tecnológica no son exactamente lo mismo
La expresión I+D+i agrupa realidades diferentes y con distinto tratamiento fiscal.
Investigación y desarrollo
La investigación persigue descubrir nuevos conocimientos y alcanzar una comprensión superior en el ámbito científico o tecnológico. El desarrollo supone aplicar esos conocimientos para fabricar nuevos materiales o productos, diseñar nuevos procesos o sistemas productivos, o mejorar sustancialmente los ya existentes.
También pueden incluirse, en los términos establecidos legalmente, la materialización de nuevos productos o procesos en planos, esquemas o diseños; la creación de primeros prototipos no comercializables y proyectos piloto; determinadas demostraciones iniciales; y la creación de software avanzado cuando comporte un progreso científico o tecnológico significativo.
Innovación tecnológica
La innovación tecnológica tiene un ámbito diferente. Se refiere a actividades cuyo resultado constituye un avance tecnológico en la obtención de nuevos productos o procesos de producción, o mejoras sustanciales de los ya existentes.
La novedad puede serlo para la propia empresa, sin que necesariamente tenga que tratarse de una invención absolutamente inédita en el mercado mundial. Pero debe existir una verdadera novedad tecnológica o una mejora sustancial, no una simple modificación estética, rutinaria, organizativa o comercial.
Esta distinción es fundamental porque condiciona qué gastos resultan admisibles y qué porcentaje de deducción puede aplicarse.
Actividades que podrían estar pasando inadvertidas
En la práctica, pueden existir proyectos potencialmente elegibles en actuaciones como las siguientes:
Rediseño técnico de productos para mejorar sus prestaciones, resistencia, durabilidad, composición o funcionalidad.
Modificación sustancial de procesos de fabricación, tratamiento, conservación, control de calidad o logística interna.
Diseño y prueba de prototipos, plantas piloto, nuevas formulaciones o series experimentales.
Desarrollo de software propio que resuelva una incertidumbre tecnológica y suponga un avance significativo respecto de las soluciones anteriores.
Automatización avanzada de procesos mediante sistemas desarrollados o adaptados técnicamente para las necesidades específicas de la empresa.
Ensayos, pruebas técnicas, simulaciones y validaciones necesarias para comprobar la viabilidad de un nuevo producto o proceso.
Nuevas soluciones aplicadas a la eficiencia energética, reducción de residuos, aprovechamiento de materiales o sostenibilidad de procesos.
Desarrollo de nuevas técnicas de producción, cultivo, transformación, conservación o trazabilidad en el sector agroalimentario.
Adaptación tecnológica sustancial de maquinaria o instalaciones cuando no se limite a adquirir y poner en funcionamiento equipos disponibles en el mercado.
Proyectos de ingeniería destinados a superar dificultades técnicas que no podían resolverse mediante prácticas habituales.
La actividad no adquiere naturaleza innovadora por utilizar tecnología ni por resultar costosa. Lo relevante es el problema tecnológico de partida, la solución que se intenta alcanzar, las incertidumbres que deben superarse y el avance finalmente obtenido.
Digitalizar no siempre equivale a innovar
Este es uno de los errores más frecuentes. Comprar un programa informático, implantar un ERP estándar, migrar información a la nube, crear una página web, digitalizar documentos o automatizar una tarea mediante herramientas existentes puede mejorar notablemente la empresa, pero no por ello constituye necesariamente innovación tecnológica a efectos fiscales.
El incentivo exige algo más que modernización o eficiencia empresarial. Debe existir un avance tecnológico identificable y, en el caso del software, no basta con adaptar aplicaciones conocidas, configurar herramientas ya disponibles o desarrollar funcionalidades habituales.
Sí puede existir un proyecto elegible cuando la empresa debe resolver retos tecnológicos relevantes, desarrollar arquitecturas, algoritmos o sistemas propios, realizar pruebas sucesivas y alcanzar una solución que represente una novedad tecnológica sustancial.
Por eso el análisis no debe comenzar preguntando cuánto se ha gastado en tecnología, sino qué problema técnico se pretendía resolver y qué avance se ha conseguido.
¿Qué gastos pueden integrar la base de la deducción?
La base no comprende todo el coste soportado por la empresa. Los gastos deben estar directamente relacionados con las actividades de I+D o innovación tecnológica, haberse aplicado efectivamente al proyecto y constar específicamente individualizados.
Según la naturaleza del proyecto, pueden resultar computables:
Gastos de personal técnico dedicado al proyecto, en proporción al tiempo efectivamente empleado.
Consumos de materiales utilizados en ensayos, pruebas, prototipos o desarrollos.
Amortización de equipos e instalaciones durante el período y en la medida en que se utilicen en el proyecto.
Servicios de universidades, organismos de investigación, centros tecnológicos, ingenierías, laboratorios u otros proveedores especializados.
Determinadas actividades de diseño industrial e ingeniería de procesos de producción.
Adquisición de tecnología avanzada en forma de patentes, licencias, know-how y diseños, dentro de los límites y condiciones legales.
Inversiones en elementos del inmovilizado material e intangible afectos exclusivamente a actividades de I+D, excluidos edificios y terrenos.
Las subvenciones recibidas para financiar el proyecto deben tenerse en cuenta en la determinación de la base conforme a la regulación aplicable. Tampoco deben incluirse gastos generales, comerciales, administrativos o financieros que no puedan vincularse directamente con la actuación innovadora.
Porcentajes de deducción en el régimen general
Con carácter general, las actividades de investigación y desarrollo permiten aplicar una deducción del 25 % de los gastos efectuados en el período. Cuando esos gastos superan la media de los dos años anteriores, el exceso puede beneficiarse del 42 %.
Además, existe una deducción adicional del 17 % sobre los gastos de personal correspondientes a investigadores cualificados adscritos exclusivamente a actividades de I+D y una deducción del 8 % sobre determinadas inversiones en inmovilizado afecto exclusivamente a estas actividades.
Para las actividades de innovación tecnológica, el porcentaje general es del 12 % sobre los gastos que integren legalmente la base.
Estos porcentajes permiten que el ahorro sea relevante, pero no deben aplicarse mecánicamente sobre el presupuesto total del proyecto. Primero es necesario clasificar correctamente la actividad y depurar los gastos que cumplen los requisitos.
Canarias: una ventaja especialmente relevante
Las empresas que realizan estas actividades en Canarias deben analizar las especialidades derivadas del Régimen Económico y Fiscal.
En particular, la innovación tecnológica que se realice en Canarias y cumpla los criterios del artículo 35.2 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades disfruta de un porcentaje específico del 45 %, conforme a la disposición adicional decimotercera de la Ley 19/1994.
La diferencia respecto del 12 % aplicable con carácter general convierte este incentivo en una oportunidad especialmente significativa para las empresas canarias. También existen porcentajes incrementados para las actividades de investigación y desarrollo realizadas en las islas, derivados del régimen especial de deducciones por inversiones en Canarias.
Ahora bien, el porcentaje reforzado no rebaja las exigencias técnicas o documentales. La actividad debe realizarse efectivamente en Canarias, cumplir la definición legal correspondiente y contar con una trazabilidad suficiente de los gastos, de la ubicación de los trabajos y de los medios empleados.
¿Qué ocurre si la empresa no tiene cuota suficiente?
Que una empresa no pueda aprovechar inmediatamente toda la deducción no significa que el incentivo se pierda.
Las cantidades correspondientes a I+D+i que no puedan aplicarse por insuficiencia de cuota pueden trasladarse a ejercicios posteriores durante el plazo previsto legalmente, que alcanza los dieciocho años. De este modo, la empresa puede acumular un activo fiscal para utilizarlo cuando genere una mayor cuota en el Impuesto sobre Sociedades.
Además, el artículo 39.2 de la Ley contempla, bajo determinados requisitos, la posibilidad de aplicar estas deducciones sin quedar sometidas al límite general de cuota e incluso solicitar el abono de la cantidad pendiente. Este mecanismo, conocido habitualmente como monetización de la deducción, implica una reducción del 20 % de su importe y exige, entre otras condiciones, el transcurso de un plazo mínimo, el mantenimiento de empleo y la reinversión de una cantidad equivalente en actividades o activos vinculados a I+D+i.
No es, por tanto, una devolución automática. Debe planificarse y comprobarse cuidadosamente el cumplimiento de todos los requisitos y límites.
Un incentivo que puede mejorar la liquidez y la competitividad
Cuando se identifica a tiempo y se gestiona correctamente, la deducción puede producir varios efectos positivos:
Reduce la cuota del Impuesto sobre Sociedades.
Permite recuperar fiscalmente parte del esfuerzo económico destinado al proyecto.
Genera deducciones pendientes para ejercicios futuros cuando no existe cuota suficiente.
Puede proporcionar liquidez mediante el mecanismo de abono, si se cumplen sus condiciones.
Facilita que la empresa reinvierta en nuevos desarrollos, personal técnico o equipamiento.
Mejora el análisis interno de los proyectos, sus costes y resultados.
Refuerza la competitividad sin obligar a la empresa a realizar actuaciones ajenas a su actividad real.
El incentivo no debe contemplarse únicamente como una decisión fiscal adoptada al presentar el impuesto. Bien gestionado, forma parte de la estrategia financiera y tecnológica de la empresa.
Por qué tantas empresas no lo aplican
La pérdida del incentivo suele obedecer a una combinación de causas:
La empresa considera que no realiza I+D+i porque no dispone de un departamento formal de investigación.
Los responsables técnicos y financieros utilizan lenguajes distintos y la información no llega a la asesoría fiscal.
Los proyectos se analizan cuando ya ha terminado el ejercicio y resulta difícil reconstruir tiempos, pruebas y gastos.
Se confunde la novedad comercial con la novedad tecnológica.
No se registran separadamente las horas del personal, materiales, amortizaciones y servicios externos.
Existe temor a una comprobación tributaria y se renuncia al incentivo incluso cuando el proyecto es defendible.
Se pretende aplicar la deducción a cualquier digitalización o mejora, lo que genera inseguridad cuando se detecta que parte del proyecto no cumple los requisitos.
La asesoría se limita a confeccionar el Impuesto sobre Sociedades con los datos contables disponibles, sin establecer un procedimiento previo para detectar proyectos innovadores.
El problema no suele ser la ausencia absoluta de innovación, sino la falta de comunicación, método y evidencia.
La documentación debe construirse mientras se desarrolla el proyecto
Una memoria elaborada retrospectivamente no siempre puede reconstruir con precisión lo ocurrido. La mejor defensa se prepara desde el inicio o, al menos, mientras el proyecto permanece activo.
Cada proyecto debería permitir identificar:
La situación tecnológica de partida.
El problema o incertidumbre que se intenta resolver.
La novedad o mejora sustancial perseguida.
Las fases, tareas, responsables y calendario.
Las pruebas realizadas, los errores, modificaciones y resultados.
El personal participante y el tiempo dedicado.
Los materiales, equipos, amortizaciones y servicios externos utilizados.
Las subvenciones o ayudas relacionadas.
El resultado alcanzado y las diferencias respecto de la situación inicial.
Correos técnicos, versiones de software, planos, informes de ensayo, actas de reuniones, fotografías de prototipos, partes de trabajo y registros de incidencias pueden aportar una evidencia muy valiosa. No se trata de producir documentación artificial, sino de conservar ordenadamente la que genera el propio proyecto.
¿Cómo puede reforzarse la seguridad jurídica?
La Ley permite solicitar informes motivados vinculantes al Ministerio competente sobre la calificación de las actividades y la identificación de los gastos e inversiones asociados. Estos informes vinculan a la Administración tributaria en los términos legalmente establecidos.
También pueden formularse consultas tributarias o utilizarse acuerdos previos de valoración cuando el problema se refiera específicamente a la valoración de gastos e inversiones.
Estas vías no son imprescindibles en todos los casos. Su conveniencia dependerá del importe, la complejidad técnica, el grado de incertidumbre y el riesgo que la empresa esté dispuesta a asumir. Pero resultan especialmente útiles en proyectos relevantes o de clasificación discutible.
La participación de una entidad certificadora o de especialistas técnicos tampoco sustituye la decisión tributaria ni garantiza por sí sola la deducción, pero puede contribuir a estructurar la evidencia y reforzar la defensa del proyecto.
Una metodología práctica para no perder el incentivo
La empresa no debería esperar al cierre del ejercicio. Un procedimiento razonable podría dividirse en cinco fases:
1. Detección
Reunir periódicamente a los responsables de producción, tecnología, ingeniería, calidad, sostenibilidad y finanzas para identificar proyectos con posibles retos tecnológicos.
2. Clasificación
Separar las actividades que podrían calificarse como I+D, innovación tecnológica, mejora ordinaria o actuación no elegible.
3. Seguimiento económico
Crear centros de coste, códigos de proyecto o mecanismos equivalentes que permitan individualizar personal, consumos, amortizaciones y servicios externos.
4. Evidencia técnica
Documentar la situación inicial, las incertidumbres, las pruebas, los fallos, las modificaciones y los resultados conforme avanza el proyecto.
5. Revisión fiscal
Conciliar la memoria técnica con la contabilidad, excluir los conceptos no admisibles, considerar las subvenciones y decidir si resulta conveniente obtener un informe motivado vinculante.
Esta metodología permite aplicar la deducción con mayor seguridad y, al mismo tiempo, mejora el control interno de la innovación.
Innovar no basta: hay que saber demostrarlo
La deducción por I+D+i representa una oportunidad real para muchas empresas, especialmente para las pymes que mejoran continuamente sus productos y procesos sin considerar que estén realizando una actividad formal de investigación o innovación.
Pero el incentivo no premia cualquier inversión ni cualquier mejora. Exige novedad científica o tecnológica, una mejora sustancial, relación directa de los gastos con el proyecto y documentación suficiente.
La conclusión puede resumirse de forma sencilla: muchas empresas no necesitan que alguien les proponga innovar, porque ya lo hacen todos los días. Lo que necesitan es un sistema que les permita reconocer esa innovación, separar lo elegible de lo que no lo es, medir correctamente sus costes y convertir el esfuerzo realizado en ahorro fiscal, liquidez y capacidad para seguir compitiendo.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario disponer de un departamento de I+D?
No. La deducción depende de las actividades efectivamente realizadas, no de la existencia de un departamento con esa denominación.
¿Una pyme puede aplicar esta deducción?
Sí. No está reservada a grandes empresas ni a determinados sectores. Las pymes pueden aplicarla si sus proyectos y gastos cumplen los requisitos.
¿Comprar maquinaria nueva genera la deducción?
No automáticamente. La mera adquisición de maquinaria disponible en el mercado suele ser insuficiente. Podría existir un proyecto elegible si se desarrolla una adaptación o solución tecnológica sustancial y debidamente acreditada.
¿Implantar un ERP o digitalizar la empresa es innovación tecnológica?
No necesariamente. La implantación de herramientas estándar, la digitalización rutinaria o la adaptación menor de programas existentes suelen quedar fuera. Debe existir un avance tecnológico sustancial.
¿El proyecto debe terminar con éxito?
No siempre. La existencia de resultados negativos no elimina por sí sola la naturaleza de I+D+i. Los intentos, ensayos y errores pueden formar parte del proceso, siempre que el proyecto responda realmente a los requisitos legales.
¿Qué porcentaje se aplica a la innovación tecnológica?
El porcentaje general es del 12 %. Para las actividades de innovación tecnológica realizadas en Canarias que cumplan los requisitos legales, el porcentaje es del 45 %.
¿Puede aplicarse la deducción si se ha recibido una subvención?
Sí, pero la financiación recibida debe considerarse al calcular la base en los términos establecidos por la ley. Además, deben revisarse las reglas de compatibilidad de la ayuda.
¿Qué sucede si la empresa tiene pérdidas o poca cuota?
La deducción pendiente puede trasladarse a ejercicios posteriores dentro del plazo legal de dieciocho años. También puede estudiarse el mecanismo de monetización si se cumplen sus exigencias.
¿La monetización permite cobrar siempre la deducción?
No. Requiere cumplir condiciones específicas, supone una reducción del 20 % y está sometida a límites y obligaciones posteriores.
¿Es obligatorio obtener un informe motivado vinculante?
No, pero puede ser recomendable cuando el proyecto es relevante, complejo o presenta dudas sobre su calificación.
¿Puede revisarse un proyecto ya terminado?
Sí, siempre que el ejercicio y el derecho no hayan prescrito y exista documentación suficiente. No obstante, reconstruir retrospectivamente el proyecto suele ser más difícil que documentarlo durante su ejecución.
¿Qué departamentos deberían participar en el proceso?
Dirección, responsables técnicos, producción, tecnología, calidad, finanzas, contabilidad y asesoría fiscal. La deducción difícilmente se identifica correctamente si se analiza únicamente desde la contabilidad.
Este artículo tiene carácter informativo. La aplicación de la deducción exige analizar individualmente la naturaleza técnica de cada proyecto, los gastos asociados y la normativa vigente en el período correspondiente.
Fuentes normativas principales
Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, artículos 35 y 39.
Ley 19/1994, de 6 de julio, de modificación del Régimen Económico y Fiscal de Canarias, disposición adicional decimotercera.
Real Decreto 1432/2003, de 21 de noviembre, relativo a los informes motivados sobre el cumplimiento de requisitos científicos y tecnológicos.
