.png){kind=logo}
Negocios digitales: cómo gestionarlos fiscal y contablemente para evitar requerimientos y sanciones
Internet permite vender productos, prestar servicios, comercializar cursos, gestionar suscripciones o captar clientes desde cualquier lugar. Sin embargo, esa aparente sencillez comercial no se traslada automáticamente al ámbito fiscal.
Una tienda online puede estar realizando simultáneamente:
Ventas interiores sujetas a IVA o IGIC.
Ventas a distancia a consumidores europeos.
Exportaciones e importaciones.
Servicios prestados a empresas extranjeras.
Servicios electrónicos a consumidores finales.
Operaciones cobradas por plataformas que descuentan comisiones, publicidad, logística y devoluciones.
El problema no suele estar en presentar un modelo tributario concreto, sino en haber configurado incorrectamente el negocio desde el principio.
La primera idea que debe quedar clara es la siguiente:
Un negocio no tributa de una determinada manera por ser digital. La fiscalidad depende de qué vende, a quién, desde dónde, hacia dónde y en nombre de quién se realiza la operación.
Comercio físico y comercio online: el canal no determina la tributación
Vender por internet no convierte automáticamente una actividad en un “servicio digital” ni obliga siempre a utilizar un epígrafe específico de comercio electrónico.
Una empresa que vende ropa por internet sigue realizando una actividad de comercio de prendas. Una academia que imparte clases en directo por videoconferencia continúa prestando servicios educativos. Un profesional que asesora por correo electrónico sigue desarrollando una actividad profesional.
La utilización de una página web, una aplicación o un marketplace es, en muchas ocasiones, únicamente el canal a través del cual se contrata, cobra o presta el servicio.
No obstante, el comercio electrónico introduce elementos adicionales:
El cliente puede encontrarse en otro territorio.
La mercancía puede salir desde un almacén situado en otro país.
El pago puede ser gestionado por una plataforma.
La factura puede ser emitida por el vendedor, por el marketplace o por un tercero.
La plataforma puede actuar como simple intermediaria o como proveedor frente al consumidor.
El vendedor puede no conocer inicialmente si el cliente es empresario o particular.
Una descarga automatizada puede ser un servicio electrónico, mientras que una clase online con intervención humana no lo es necesariamente.
Por ello, antes de comenzar debe confeccionarse un mapa de operaciones.
Las cuatro decisiones que configuran un negocio digital
1. Tienda propia o marketplace
En una tienda propia, el empresario controla normalmente:
La relación con el cliente.
Los precios.
La emisión de facturas.
Los cobros.
La política de devoluciones.
La configuración de los impuestos.
La información sobre la localización del comprador.
En un marketplace —Amazon, Etsy, eBay, Airbnb u otras plataformas— resulta imprescindible analizar el contrato.
La plataforma puede:
Limitarse a poner en contacto al vendedor y al comprador.
Cobrar por cuenta del vendedor.
Emitir la factura en nombre del vendedor.
Gestionar el almacenamiento y el transporte.
Descontar comisiones y publicidad.
Asumir devoluciones o garantías.
Adquirir y revender jurídicamente el producto.
Ser considerada sujeto pasivo de determinadas entregas por aplicación de las reglas especiales del comercio electrónico.
No debe deducirse que la plataforma es quien vende simplemente porque cobra al cliente.
Tampoco debe presumirse que el ingreso de la empresa es únicamente la transferencia neta recibida.
2. Comercio nacional o internacional
La ubicación de la página web carece normalmente de importancia. Lo relevante es:
Dónde está establecido el vendedor.
Dónde se encuentra el cliente.
Si el cliente es empresario o consumidor final.
Desde dónde comienza el transporte.
Dónde termina.
Quién figura como importador.
Dónde se encuentra el almacén.
Qué tipo de servicio se presta.
Una empresa española puede vender desde un almacén alemán, importar directamente desde China o enviar productos desde Canarias a la Península. Cada situación puede generar obligaciones diferentes.
3. Venta de bienes o prestación de servicios
La distinción es fundamental.
Son entregas de bienes, entre otras:
Venta de ropa, libros, equipos o accesorios.
Comercio mediante dropshipping cuando el empresario actúa como vendedor.
Venta de productos fabricados por encargo.
Venta de bienes almacenados por un marketplace.
Son prestaciones de servicios:
Consultoría.
Diseño gráfico.
Publicidad.
Programación.
Gestión de redes sociales.
Formación.
Suscripciones a plataformas.
Licencias y acceso a contenidos.
Servicios prestados por vía electrónica.
Dentro de los servicios debe diferenciarse entre un servicio contratado por internet y un verdadero servicio electrónico.
Un servicio electrónico se presta a través de internet, está básicamente automatizado, requiere una intervención humana mínima y no resulta viable al margen de la tecnología. La Agencia Tributaria incluye, por ejemplo, el alojamiento web, determinados suministros de software y el acceso automatizado a contenidos. Puede consultarse su definición en la información de la AEAT sobre servicios prestados por vía electrónica.
Por tanto:
Un curso grabado al que se accede automáticamente puede ser un servicio electrónico.
Una clase impartida en directo por un profesor no se convierte necesariamente en servicio electrónico por utilizar una plataforma de videoconferencia.
Una consulta profesional prestada por correo electrónico continúa siendo un servicio profesional.
Un libro electrónico descargable no tiene el mismo tratamiento que un libro físico enviado por mensajería.
4. Autónomo o sociedad mercantil
La elección no debe basarse únicamente en comparar el tipo del IRPF con el tipo del Impuesto sobre Sociedades.
Aspecto | Autónomo | Sociedad |
Titular del negocio | Persona física | Persona jurídica |
Tributación del beneficio | IRPF | Impuesto sobre Sociedades |
Responsabilidad | En general, personal | En principio, limitada al patrimonio social |
Obligaciones contables | Libros fiscales o contabilidad, según actividad y régimen | Contabilidad conforme al Código de Comercio y al PGC |
Uso del dinero obtenido | Pertenece directamente al empresario | Pertenece a la sociedad |
Extracción de fondos | No existe dividendo | Nómina, retribución, préstamo o dividendo |
Costes administrativos | Menores | Mayores |
Imagen ante inversores y plataformas | Más personal | Estructura empresarial diferenciada |
Incorporación de socios | Más difícil | Mediante participaciones sociales |
La sociedad puede ser conveniente cuando existen riesgos, empleados, socios, inversiones relevantes, necesidad de financiación o beneficios que permanecerán en el negocio.
Pero constituir una sociedad no permite utilizar libremente su dinero. Las cantidades retiradas por el socio deben responder a una relación real y contabilizarse como nómina, retribución de administrador, dividendo, préstamo o devolución de aportaciones.
Alta en Hacienda y Seguridad Social
El alta censal ante la Agencia Tributaria
Antes de iniciar la actividad debe presentarse el modelo 036 para comunicar, entre otros datos:
Fecha de comienzo.
Actividades realizadas.
Epígrafes del IAE.
Locales y almacenes.
Régimen de IVA.
Obligaciones en IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
Obligaciones de retención.
Operaciones intracomunitarias.
Regímenes OSS o IOSS, cuando procedan.
El modelo 036 debe presentarse antes de comenzar las operaciones o de que nazca la obligación de retener, según recuerda la Agencia Tributaria.
Si la actividad se desarrolla desde Canarias, también debe analizarse el alta en el censo del IGIC mediante el modelo 400.
No basta con estar dado de alta en “comercio electrónico” de forma genérica. Deben declararse todas las actividades efectivamente desarrolladas.
Por ejemplo, un mismo negocio puede realizar:
Comercio de productos físicos.
Diseño personalizado.
Formación online.
Publicidad para terceros.
Venta de licencias.
Intermediación mediante una plataforma.
Cada actividad puede necesitar su correspondiente clasificación y generar obligaciones fiscales diferentes.
IAE y CNAE no son lo mismo
El epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas identifica la actividad a efectos tributarios.
El código CNAE tiene una finalidad principalmente estadística, administrativa y relacionada con la Seguridad Social.
La aprobación de la CNAE-2025 mediante el Real Decreto 10/2025 actualizó la clasificación para incorporar actividades surgidas o transformadas por los cambios tecnológicos.
Sin embargo, la clasificación del IAE continúa dependiendo de las tarifas y de la actividad material realizada.
El grupo 665 del IAE contempla el comercio al por menor por correo o catálogo de productos diversos, pero no debe utilizarse automáticamente para cualquier negocio online. En ocasiones será más adecuado el epígrafe específico correspondiente al producto vendido o al servicio prestado.
Actividad digital | Criterio para seleccionar el IAE |
Venta online de ropa | Comercio minorista de prendas |
Venta de equipos informáticos | Comercio del producto correspondiente |
Consultoría online | Actividad profesional o empresarial de consultoría |
Programación | Servicios informáticos |
Creación de contenido publicitario | Publicidad o servicios profesionales correspondientes |
Cursos online | Enseñanza o formación |
Marketplace propio | Intermediación, servicios informáticos u otras actividades según el modelo |
Venta de productos diversos | Puede valorarse el grupo 665, atendiendo al funcionamiento real |
La AEAT dispone de un buscador de actividades y obligaciones tributarias.
Las personas físicas están exentas del pago del IAE. También lo están, con carácter general, las entidades cuyo importe neto de la cifra de negocios sea inferior a un millón de euros. La exención de pago no elimina la obligación de comunicar la actividad mediante el modelo 036.
Alta en el RETA
Cuando una persona física desarrolla de manera habitual, personal, directa y por cuena propia una actividad económica, debe analizar su inclusión en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
El hecho de trabajar desde casa, vender mediante una plataforma extranjera o no disponer de establecimiento abierto al público no excluye por sí mismo la obligación.
La Seguridad Social debe conocer:
Todas las actividades desarrolladas.
El código CNAE.
La fecha real de comienzo.
La condición de autónomo individual o societario.
La previsión de rendimientos netos.
Las modificaciones posteriores de las actividades.
En una sociedad, el encuadramiento del socio o administrador dependerá de sus funciones, participación, control efectivo y carácter retribuido de su actividad. La constitución de una sociedad no evita automáticamente el alta en el RETA.
IVA e IGIC: la parte más delicada del negocio digital
Ventas interiores en la Península y Baleares
Cuando un empresario establecido en el territorio de aplicación del IVA vende productos que se entregan en la Península o Baleares, normalmente repercutirá IVA español.
El tipo aplicable dependerá del producto o servicio. No todo el comercio electrónico tributa al 21 %.
Ventas interiores en Canarias
Las operaciones localizadas en Canarias están sometidas al IGIC, no al IVA.
El tipo general del IGIC es el 7 %, pero existen tipos cero, reducidos, incrementados y exenciones. También deben analizarse dos regímenes característicos:
El régimen especial de comerciantes minoristas.
El Régimen Especial del Pequeño Empresario o Profesional (REPEP).
El REPEP puede resultar aplicable a empresarios o profesionales personas físicas establecidos en Canarias cuyo volumen de operaciones no supere los 50.000 euros anuales. Desde el 1 de julio de 2026, este nuevo límite sustituye al anterior de 30.000 euros. La inclusión en el régimen supone, con carácter general, que las operaciones localizadas en Canarias quedan exentas de IGIC, aunque el empresario no puede deducir las cuotas soportadas. El REPEP no resulta aplicable a sociedades mercantiles y su inclusión, exclusión o renuncia debe comunicarse mediante el modelo 400.
Para 2026 existió, además, un plazo extraordinario hasta el 31 de julio para que las personas físicas con un volumen de operaciones superior a 30.000 euros, pero no superior a 50.000 euros, pudieran optar por su inclusión con efectos desde el 1 de julio. La Agencia Tributaria Canaria confirmó expresamente el nuevo límite.
Ventas B2C a consumidores de otros países de la UE
Cuando una empresa establecida en la Península vende bienes desde España a consumidores de otros Estados miembros, existe un umbral conjunto de 10.000 euros para:
Ventas intracomunitarias a distancia.
Servicios de telecomunicaciones, radiodifusión, televisión y electrónicos prestados a consumidores europeos.
Superado el umbral en el año anterior o en el año en curso, las operaciones tributan en el Estado de destino. El empresario puede declarar esos impuestos mediante la ventanilla única OSS, evitando registrarse individualmente en cada país.
La empresa también puede optar por tributar en destino antes de superar el umbral. La AEAT explica esta regla en su información sobre ventas a particulares de otros Estados miembros.
El límite no debe aplicarse automáticamente cuando:
La empresa tiene establecimientos en varios Estados.
La mercancía sale desde almacenes situados en diferentes países.
El vendedor no está establecido en un único Estado miembro.
Se trata de mercancías sujetas a impuestos especiales.
La operación no es realmente una venta a distancia.
Ventas desde Canarias a la Península o a la Unión Europea
Canarias forma parte del territorio aduanero de la Unión, pero está fuera del territorio de aplicación del IVA.
Por ello, los envíos de mercancías desde Canarias a la Península o a otro Estado miembro no son ventas intracomunitarias ordinarias:
La salida puede estar exenta del IGIC como exportación o envío fuera de Canarias.
En el territorio de llegada se produce una importación.
Puede exigirse IVA a la importación, gastos de despacho y, en su caso, derechos aduaneros.
En los envíos a consumidores de la UE cuyo valor intrínseco no supere 150 euros, puede resultar aplicable IOSS si se cumplen sus requisitos. La AEAT confirma expresamente que las ventas desde Canarias pueden tener la consideración de ventas a distancia de bienes importados a estos efectos. Guía oficial sobre OSS e IOSS.
Este punto debe quedar claramente configurado en la tienda. Si no se utiliza correctamente IOSS, el consumidor puede encontrarse con el impuesto y los gastos de despacho en el momento de recibir el producto.
Ventas desde la Península a Canarias
Desde la perspectiva del vendedor peninsular, la salida de la mercancía puede constituir una exportación exenta de IVA cuando se cumplen los requisitos documentales.
En Canarias se produce una importación sometida a:
IGIC a la importación.
AIEM, cuando corresponda por el tipo de producto.
Gastos de despacho y transporte.
Recargo minorista, en determinados supuestos.
No debería repercutirse simultáneamente IVA peninsular e IGIC canario como si fueran dos impuestos aplicables a la misma entrega interior.
Servicios prestados a empresas extranjeras
En las operaciones B2B, la regla general localiza el servicio donde se encuentra establecido el cliente empresario.
Por ejemplo, una consultora española que presta servicios a una empresa francesa identificada a efectos de IVA emitirá normalmente la factura sin IVA español, aplicándose la inversión del sujeto pasivo en Francia.
Será necesario:
Verificar la condición empresarial del cliente.
Comprobar su NIF-IVA en VIES.
Conservar la prueba de la comprobación.
Incluir la mención correspondiente en la factura.
Declarar la operación en el modelo 349 cuando proceda.
La AEAT recuerda que las prestaciones intracomunitarias de servicios se incluyen en el modelo 349.
En las operaciones con Canarias debe recordarse que las islas no forman parte del territorio IVA de la Comunidad. Las entregas de mercancías entre Canarias y la UE son operaciones aduaneras, no entregas intracomunitarias. Las reglas aplicables a los servicios requieren, sin embargo, un análisis específico.
Servicios electrónicos a particulares
Los servicios electrónicos B2C tributan, como regla general, donde se encuentre el consumidor.
El negocio debe conservar evidencias sobre la localización del cliente, como:
Dirección de facturación.
Dirección IP.
País de la tarjeta o medio de pago.
Código del teléfono móvil.
Información bancaria.
Otros datos comerciales coherentes.
Una empresa canaria que preste servicios electrónicos a consumidores de la UE no debe tratarlos como simples operaciones interiores sujetas siempre a IGIC. Al estar Canarias fuera del territorio IVA, podrá utilizar, cuando corresponda, el régimen exterior a la Unión para declarar el IVA de los países de consumo.
OSS e IOSS no sustituyen todas las obligaciones
La ventanilla única simplifica la declaración del impuesto de distintos Estados, pero no resuelve toda la fiscalidad del negocio.
Régimen | Operaciones principales |
OSS – Régimen de la Unión | Ventas intracomunitarias a distancia y determinados servicios B2C |
OSS – Régimen exterior | Servicios B2C prestados en la UE por empresarios no establecidos en el territorio IVA comunitario |
IOSS | Ventas a distancia de bienes importados en envíos de hasta 150 euros |
Régimen nacional | Operaciones interiores no incluidas en OSS/IOSS |
Las ventas declaradas en OSS deben separarse de las operaciones consignadas en las autoliquidaciones nacionales. También deben conservarse registros específicos suficientemente detallados durante el plazo establecido para estos regímenes.
¿Cómo se declaran los beneficios?
Autónomos: IRPF
El autónomo declara el rendimiento neto de su actividad económica en el IRPF:
Rendimiento neto=Ingresos íntegros−Gastos fiscalmente deducibles\text{Rendimiento neto} = \text{Ingresos íntegros} - \text{Gastos fiscalmente deducibles}
Entre los ingresos debe registrarse el importe total de las ventas, no solo lo transferido por el marketplace.
Pueden ser gastos deducibles, cuando estén correlacionados con la actividad y debidamente justificados:
Compra de mercancías.
Comisiones de plataformas.
Pasarelas de pago.
Publicidad online.
Servicios de alojamiento web.
Software.
Suscripciones profesionales.
Transporte y logística.
Asesoramiento.
Seguros.
Gastos de personal.
Amortización de equipos.
Parte deducible de suministros y gastos del lugar de trabajo, cuando proceda.
El IVA o IGIC deducible no constituye un gasto. Sí puede formar parte del gasto el impuesto soportado que no resulte fiscalmente deducible.
El autónomo presentará normalmente:
Pagos fraccionados mediante el modelo 130, cuando corresponda.
Declaración anual del IRPF, modelo 100.
Autoliquidaciones de IVA o IGIC.
Declaraciones de retenciones si paga rentas sometidas a ellas.
Declaraciones informativas que resulten aplicables.
Sociedades: Impuesto sobre Sociedades
La sociedad determina su base imponible partiendo del resultado contable, corregido mediante los ajustes previstos en la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Entre sus obligaciones pueden encontrarse:
Modelo 200 anual.
Pagos fraccionados mediante el modelo 202.
IVA mediante el modelo 303 o IGIC mediante el modelo 420.
Retenciones mediante los modelos 111 o 115.
Declaraciones informativas.
Cuentas anuales y libros contables legalizados.
El beneficio de la sociedad no debe confundirse con la cantidad transferida al socio. Una venta cobrada por la sociedad constituye un ingreso de la sociedad aunque el socio utilice posteriormente el dinero.
La contabilidad de las plataformas: registrar ventas brutas, no liquidaciones netas
Uno de los errores más frecuentes consiste en contabilizar como ingreso únicamente el importe recibido en el banco.
Supongamos que un marketplace presenta esta liquidación:
Concepto | Importe |
Ventas cobradas a clientes | 12.000 € |
Devoluciones | −1.000 € |
Comisiones | −1.100 € |
Publicidad | −300 € |
Logística | −500 € |
Cantidad transferida | 9.100 € |
El ingreso no es necesariamente 9.100 euros. La contabilidad debe reflejar separadamente:
Ventas brutas.
Impuesto repercutido.
Devoluciones.
Comisiones.
Publicidad.
Transporte o logística.
Retenciones o reservas.
Saldo pendiente con la plataforma.
Transferencia bancaria.
Registrar únicamente los 9.100 euros oculta ventas y gastos, provoca discrepancias con la información del marketplace y puede alterar IVA, IGIC, IRPF o Impuesto sobre Sociedades.
Asientos contables habituales
Venta mediante tienda propia
Venta por 100 euros más 21 euros de IVA:
Debe | Haber |
430 Clientes: 121 € | |
700 Ventas: 100 € | |
477 IVA repercutido: 21 € |
Cuando el cliente paga mediante una pasarela, puede utilizarse una cuenta específica para el saldo pendiente con esta:
Debe | Haber |
572/57X Pasarela de pago: 121 € | |
430 Clientes: 121 € |
Comisión de plataforma española
La plataforma factura una comisión de 10 euros más 2,10 euros de IVA:
Debe | Haber |
626 Comisiones: 10 € | |
472 IVA soportado: 2,10 € | |
410 Acreedor-plataforma: 12,10 € |
Si la plataforma descuenta la comisión de la liquidación, deberá cancelarse separadamente el saldo acreedor y el derecho de cobro frente a ella.
Comisión facturada por una plataforma extranjera
Una plataforma europea factura una comisión de 10 euros sin IVA por resultar aplicable la inversión del sujeto pasivo:
Debe | Haber |
626 Comisiones: 10 € | |
472 IVA soportado: 2,10 € | |
410 Plataforma: 10 € | |
477 IVA repercutido: 2,10 € |
El IVA soportado y repercutido pueden compensarse si existe derecho íntegro a deducción, pero ambos deben registrarse y declararse.
En Canarias se aplicaría, cuando proceda, la inversión del sujeto pasivo del IGIC, utilizando el tipo que corresponda al servicio.
No debe suponerse que cualquier cargo de Stripe, PayPal, Amazon, Meta o Google lleva el mismo tratamiento. Es necesario revisar:
Quién emite la factura.
Desde qué país.
Qué servicio factura.
Qué número fiscal utiliza.
Si se trata de un servicio financiero exento.
Si procede inversión del sujeto pasivo.
Si existe derecho a deducción.
Cobro neto de una plataforma
Si la plataforma adeuda 121 euros por ventas y descuenta una comisión de 10 euros facturada sin impuesto, transfiriendo 111 euros:
Debe | Haber |
572 Bancos: 111 € | |
410 Plataforma: 10 € | |
430/440 Saldo frente a plataforma: 121 € |
Este asiento debe relacionarse con el registro previo de la venta y de la comisión.
Devolución al cliente
Las devoluciones deben reflejar:
Minoración de ventas.
Rectificación del IVA o IGIC.
Reembolso al cliente.
Recuperación o no de la comisión de la plataforma.
Reincorporación de la mercancía al inventario, si procede.
Cuando sea necesario deberá emitirse la correspondiente factura rectificativa. No es correcto borrar la venta original.
Operaciones en moneda extranjera
Las operaciones deben convertirse a euros utilizando el tipo de cambio aplicable en la fecha correspondiente. La diferencia que aparezca entre el registro de la venta y el cobro se contabilizará como diferencia positiva o negativa de cambio.
Control de existencias y dropshipping
Los negocios que venden productos físicos deben controlar:
Compras.
Inventario inicial.
Entradas de mercancía.
Ventas.
Devoluciones.
Mermas.
Inventario final.
Mercancía depositada en almacenes de plataformas.
En el dropshipping resulta esencial determinar:
Quién vende jurídicamente al consumidor.
Quién compra al proveedor.
Quién organiza el transporte.
Quién figura como importador.
En qué momento se transmite el poder de disposición.
Si la plataforma se considera proveedor a efectos del impuesto.
Si el cliente debe pagar tributos en la importación.
El hecho de que la mercancía no pase físicamente por las instalaciones del empresario no significa que no exista compra, venta, ingreso o coste de mercancía.
DAC7: Hacienda recibe información de las plataformas
Las plataformas digitales están obligadas a comunicar determinada información sobre los vendedores y las operaciones facilitadas.
La DAC7 no crea un impuesto nuevo ni obliga automáticamente al vendedor a presentar el modelo 238. Esta obligación corresponde, con carácter general, al operador de plataforma. Sin embargo, el vendedor debe proporcionar la información solicitada y declarar correctamente sus ingresos.
La Administración puede recibir datos relativos a:
Identificación del vendedor.
Cuenta bancaria.
Contraprestaciones obtenidas.
Número de operaciones.
Comisiones, tasas o importes retenidos.
Inmuebles, cuando se trate de arrendamientos.
La AEAT explica el alcance de estas obligaciones en su apartado sobre DAC7 para vendedores.
Esto incrementa el riesgo de requerimientos cuando:
Los ingresos declarados son inferiores a los comunicados por la plataforma.
Solo se contabilizan los cobros netos.
La titularidad de la cuenta no coincide con el vendedor.
Se utilizan varias cuentas o perfiles.
Las ventas se declaran en una sociedad, pero el perfil está a nombre del socio.
Existen operaciones internacionales no incluidas en IVA, IGIC u OSS.
Libros y documentación que deben conservarse
Los autónomos en estimación directa simplificada deben llevar, con carácter general:
Libro de ventas e ingresos.
Libro de compras y gastos.
Libro de bienes de inversión.
Los profesionales deben llevar también el libro de provisiones de fondos y suplidos. Las sociedades están obligadas a llevar contabilidad conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
A efectos de IVA o IGIC deben llevarse los libros correspondientes de:
Facturas expedidas.
Facturas recibidas.
Bienes de inversión.
Determinadas operaciones intracomunitarias.
Registros especiales de OSS, cuando corresponda.
La AEAT ofrece formatos electrónicos normalizados para compatibilizar los libros de IVA e IRPF. Puede consultarse su cuadro de obligaciones contables y registrales.
En un negocio digital deberían conservarse, además:
Informes diarios o mensuales de ventas.
Detalle de cada pedido.
Identificador de la transacción.
Facturas emitidas.
Informes de devoluciones.
Liquidaciones de cada plataforma.
Facturas de comisiones y publicidad.
Extractos de PayPal, Stripe y medios semejantes.
Extractos bancarios.
Documentos aduaneros.
Justificantes de exportación.
Pruebas de localización del cliente.
Comprobaciones VIES.
Tipos de cambio utilizados.
Contratos con marketplaces.
Información sobre mercancía almacenada en otros países.
Conciliación mensual recomendada
La mejor forma de evitar requerimientos consiste en cerrar mensualmente cada plataforma:
Saldo inicial+Ventas brutas−Devoluciones−Comisiones−Publicidad−Logística−Retenciones o reservas−Transferencias bancarias=Saldo final
El saldo final contable debe coincidir con el mostrado por la plataforma.
Esta conciliación debe realizarse separadamente por:
Marketplace.
Pasarela de pago.
Moneda.
País de tributación.
Tipo de impuesto.
Almacén desde el que sale la mercancía.
Facturación y sistemas informáticos
La tienda online, el ERP, el marketplace y la contabilidad deben estar coordinados. No basta con descargar una hoja de cálculo al final del trimestre.
El sistema debería permitir:
Identificar cada factura.
Mantener numeraciones correlativas.
Separar series cuando exista una razón justificada.
Conservar facturas anuladas y rectificativas.
Diferenciar IVA, IGIC, OSS y operaciones no sujetas.
Relacionar pedidos, cobros y devoluciones.
Evitar modificaciones sin trazabilidad.
Exportar los libros fiscales.
Los contribuyentes sometidos al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas informáticos de facturación al Real Decreto 1007/2023 antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos en su ámbito, el plazo finaliza antes del 1 de julio de 2027. La AEAT recoge los plazos vigentes en su información sobre VERI*FACTU y sistemas informáticos de facturación.
Errores que provocan más requerimientos
Entre los fallos más habituales se encuentran:
Declarar únicamente las transferencias netas recibidas.
No contabilizar los saldos retenidos por las plataformas.
No disponer de las facturas de las comisiones.
No aplicar la inversión del sujeto pasivo a servicios extranjeros.
Confundir una exportación con una entrega intracomunitaria.
Considerar Canarias parte del territorio IVA.
Aplicar el umbral de 10.000 euros sin comprobar sus requisitos.
No identificar el país del consumidor de servicios electrónicos.
No darse de alta en OSS cuando se tributa en destino.
Utilizar IOSS para envíos que superan 150 euros.
No declarar mercancía almacenada en otros países.
Elegir un IAE por el canal de venta y no por la actividad real.
Mezclar cuentas personales y empresariales.
Utilizar perfiles de marketplace a nombre del socio para ventas de una sociedad.
No emitir facturas rectificativas por devoluciones.
No conciliar los informes de la plataforma con el banco.
Declarar ingresos en IRPF cuando jurídicamente corresponden a una sociedad, o al contrario.
No actualizar los modelos 036 y 400 al incorporar nuevas actividades.
No controlar el régimen de comerciante minorista o el REPEP en Canarias.
Protocolo de cumplimiento para un negocio digital
Antes de comenzar la actividad debería confeccionarse una ficha que responda a estas preguntas:
¿Qué bienes o servicios se comercializan?
¿Se venden productos físicos, descargas o servicios con intervención humana?
¿Quién aparece jurídicamente como vendedor?
¿La plataforma actúa como intermediaria o como proveedor?
¿Quién emite la factura?
¿Desde qué territorio sale la mercancía?
¿Existen almacenes en otros países?
¿Los clientes son empresarios o particulares?
¿En qué países se encuentran?
¿Corresponde IVA, IGIC, OSS o IOSS?
¿Quién figura como importador?
¿Qué epígrafes IAE y códigos CNAE corresponden?
¿Debe tramitarse el ROI?
¿Cómo se contabilizarán ventas, devoluciones y comisiones?
¿Cómo se conciliará cada plataforma?
¿Qué modelos tributarios deberán presentarse?
¿El sistema de facturación permite separar territorios y tipos impositivos?
¿Existe documentación suficiente para acreditar la localización del cliente?
Conclusión
La gestión fiscal de un negocio digital no comienza con la presentación del IVA, del IGIC o del Impuesto sobre Sociedades. Comienza al configurar la página web, elegir la plataforma, determinar quién vende, fijar los territorios de entrega y decidir cómo se registrarán los cobros.
Los cinco controles esenciales son:
Alta correcta de todas las actividades.
Clasificación de las operaciones por producto, cliente y territorio.
Aplicación adecuada del IVA, IGIC, OSS o IOSS.
Contabilización de las ventas brutas y de cada comisión por separado.
Conciliación mensual entre pedidos, facturas, plataformas y bancos.
Una contabilidad que solo reproduce las transferencias bancarias no refleja la realidad de un negocio digital. Para evitar regularizaciones es necesario que cada importe pueda seguirse desde el pedido hasta la declaración tributaria:
Pedido, factura, impuesto, cobro, comisión, liquidación bancaria y registro contable deben formar una única cadena verificable.
Cuando esa trazabilidad existe, el negocio no solo reduce el riesgo de requerimientos y sanciones. También conoce realmente cuánto vende, cuánto le cuesta cada plataforma, qué margen obtiene en cada país y qué actividades son rentables.
